Je hoort de term steeds vaker: The Duty of Care of de zorgplicht van werkgevers jegens hun werknemers. Dit is zeker van groot belang voor event & meeting planners, groepen en zakenreizigers die voor hun werk regelmatig naar het buitenland reizen. Als speler in de zakenreis- en evenementenindustrie zijn wij van mening dat The Duty of Care bovenaan de agenda staat.
Toch negeren veel bedrijven dit hete hangijzer nog steeds. Ze richten zich vaak alleen op individuele reizigers en vergeten direct geboekte vergaderingen en groepsreserveringen bij hotels. En dat is jammer, want het heeft veel voordelen - afgezien van de morele verplichting die het met zich meebrengt. Meetingselect heeft een innovatieve online tool ontwikkeld waarmee onze klanten met één druk op de knop toegang hebben tot alle gegevens van medewerkers en deelnemers aan een evenement.
Zorg goed voor uw mensen
We leven in een tijd waarin natuurrampen, vliegtuigstakingen, wereldwijde pandemieën en gruwelijke aanslagen helaas regelmatig voorkomen. Daarom is het zo belangrijk om een centraal communicatieplatform te hebben om conferentiedeelnemers, groepen en medewerkers veilig thuis te krijgen. Helaas kan er tijdens een (zaken)reis van alles gebeuren. De aswolk na de vulkaanuitbarsting in IJsland ligt bijvoorbeeld nog vers in het geheugen bij veel mensen. In 2010 lag het vliegverkeer in Europa enkele dagen volledig stil.
Om werknemers tegen dit soort situaties te beschermen, is daarom ook in Nederland een speciale Zorgplichtwet in het leven geroepen. Dit houdt in dat werkgevers moeten zorgen voor de gezondheid en veiligheid van hun personeel. Dit gaat overigens veel verder dan bovenstaande calamiteiten. Ook als iemand onder werktijd een voedselvergiftiging oploopt of zijn of haar paspoort verliest, heeft de werkgever de verantwoordelijkheid om dit adequaat op te lossen. En wat te denken van de garantie dat iemand na een lange vlucht niet zelf mag rijden, maar in plaats daarvan een taxi kan nemen? Dat een werknemer business class vliegt op intercontinentale vluchten? Dit zijn maar een paar voorbeelden van de morele en wettelijke verplichtingen die internationaal opererende bedrijven hebben.
Direct toegang tot belangrijke gegevens
Speciaal voor inkopers, travel managers, risk managers en iedereen die zich bezighoudt met zakenreizen en internationale meetings & events heeft Meetingselect een innovatieve online tool ontwikkeld, waarbij u met één druk op de knop inzicht heeft in de gegevens van de meeting, locatie, plaats en informatie. datum, plaats, land, boeker en contactgegevens van de boeker en deelnemers aan een (internationaal) event. Of het nu gaat om een klein incident, zoals het missen van een aansluitende vlucht, een aanslag of een natuurramp. Met deze tool hebben onze klanten 24/7 toegang tot de volgende gegevens:
- Directe lokalisatie van boekingen in binnen- en buitenland per stad en land.
- Geboekt door wie en door welke divisies geïnitieerd.
- Up-to-date, real-time contactinformatie (mobiele telefoons, e-mails, etc.) van zowel de boekers als de locatie die geboekt is.
Duidelijk reis- en risicobeleid
Ter bescherming van de medewerkers is een duidelijk geformuleerd reisbeleid binnen een organisatie dus een must. Welke vaccinaties heeft iemand nodig? Wat zijn de go- en no-go areas op een bestemming? Wat zijn de protocollen in geval van nood? Hoe bereik je je mensen, is er een duidelijk inzicht in wie waar is? Je moet er niet aan denken dat je eerst allerlei mails en agenda's moet doorspitten om daar achter te komen. Kortom, een duidelijk risicobeleid voorkomt vervelende situaties, zoals torenhoge claims en reputatieschade.
De online tool van Meetingselect helpt daarbij. En het loont, want het kan een bedrijf tienduizenden euro's besparen als het misgaat. Zo wordt het een stuk eenvoudiger om aan de zorgplicht te voldoen.
