Meetingselect
De schaal van vergaderingen en evenementen in je bedrijf kan sterk variëren. Het kan zo eenvoudig zijn als het opzetten van een vergadering voor je baas met twee klanten of zo geavanceerd als het organiseren van een bedrijfsevenement voor meer dan 1000 mensen. Dat laatste is natuurlijk complexer. Gewoonlijk moet je contact opnemen met een paar locaties om te weten te komen wat hun capaciteit en beschikbaarheid is. Dit houdt in dat je meerdere offertes moet aanvragen en met elke locatie afzonderlijk moet onderhandelen tot je een locatie hebt gevonden. Alleen deze fase kan al veel tijd in beslag nemen voordat je kunt beginnen met de rest van je meeting managementtaken. De complexiteit neemt toe wanneer u een meerdaags evenement voorbereidt met verschillende aspecten waarmee u rekening moet houden.
Meetingselect is meer dan een platform voor het boeken van locaties. Wij helpen ook met groepsboekingen, of het nu gaat om een kleine groep van 10 of een groot evenement met 2.000+ gasten. In dit gedeelte leest u hoe ons platform en onze Meeting Specialisten u kunnen helpen bij het efficiënter organiseren en plannen van grotere groepsevenementen.
Locaties selecteren
Een vergaderlocatie kan een grotere of meer geschikte ruimte nodig hebben voor het evenement dat je plant. Je programma kan onder andere een grote ruimte nodig hebben waar alle deelnemers tegelijk kunnen vergaderen, kleinere ruimtes voor breakout-sessies of een business lounge voor recepties of verfrissingen. Via onze website kunt u de beste bestemmingen vinden en vergelijken. Onze Meeting Specialisten staan voor je klaar om je te helpen de gekozen locatie af te stemmen op jouw behoeften. Bovendien kun je via ons platform rechtstreeks contact opnemen met de aanbieder van de locatie voor specifieke vragen.
Accommodatie
Het plannen van een meerdaags evenement of het ontvangen van mensen uit andere landen brengt met zich mee dat je hotelkamers moet boeken voor je gasten. Dit kan een moeizaam proces zijn, vooral voor grote groepen. Op Booking.com en andere websites kunt u maximaal 30 kamers per keer reserveren, en de snelle vulling van hotels in de buurt van grote conferenties kan deze operatie nog ingewikkelder maken. Als gevolg hiervan kunnen uw deelnemers verspreid zijn over meerdere hotels in de stad, wat onhandig of op zijn minst moeilijk te regelen kan zijn. Meetingselect, met haar brede netwerk en schat aan ervaring in het omgaan met dergelijke zaken, zal zorgen voor geschikte accommodatie voor uw gasten, allemaal tegen vooraf overeengekomen tarieven.
Transport uitdagingen
Soms moeten uw deelnemers tussen verschillende locaties reizen, zoals het vliegveld, het hotel of verschillende vergaderlocaties. Onze Meeting Specialisten staan klaar om betrouwbaar vervoer te organiseren zodat u op tijd en ordelijk aankomt en vertrekt van en naar alle aangewezen locaties. Dit kan een pendeldienst zijn, een privé-auto of andere voertuigen. We hebben ook geholpen met vluchtarrangementen en informatie over openbaar vervoer. We helpen je graag op alle mogelijke manieren.
Eten en drinken
Het organiseren van het eten en drinken voor een groepsevenement is een ontmoedigende taak op zich. Serveer je snacks in de vergaderzaal en wanneer? Wordt het evenement op één locatie gehouden of moet de catering in meerdere ruimtes plaatsvinden? Overweeg je een driegangendiner te serveren om bij te komen van een lange dag? Heb je rekening gehouden met allergieën, dieetbeperkingen of religieuze dieetwetten voor je deelnemers? Dit zijn slechts een paar van de vele factoren waarmee je rekening moet houden bij het plannen van de catering voor een groepsevenement, en wij zijn er om je bij elke stap te helpen.
Betaaloplossingen
Meetingselect vermindert uw financiële werklast door een gecentraliseerde e-facturatie betalingsoplossing te bieden die geschikt is voor groepsreserveringen met veel ontvangsten en leveranciers. Onze financiële afdeling houdt alles in de gaten en garandeert dat elke organisatie op tijd en volledig betaalt.
Of je nu een klein of groot evenement plant, onze wereldwijde digitale venue marktplaats biedt tal van uitstekende opties. Overleg op elk gewenst moment met een Meeting Specialist en onze onlangs aangetrokken Global Events Director, Jeroen de Hooge, kan ervaren begeleiding bieden om eventuele obstakels bij het plannen van evenementen te overwinnen en aan je doelen te voldoen. Samen kunnen we een goed georganiseerd en gedenkwaardig groepsevenement creëren.
