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Solución de reservas para grupos

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Meetingselect

grupo grande en sala con escenario

La escala de las reuniones y eventos de su empresa puede variar enormemente. Puede ser tan básica como organizar una reunión de tu jefe con dos clientes o tan sofisticada como organizar un evento corporativo para más de 1.000 personas. Este último es, naturalmente, más complejo. Lo normal es que tengas que ponerte en contacto con varios lugares para averiguar su capacidad y disponibilidad. Esto implica solicitar múltiples propuestas y negociar con cada una de ellas individualmente hasta asegurarse un lugar de celebración. Sólo esta fase puede llevar mucho tiempo antes de poder empezar con el resto de las tareas de gestión de la reunión. La complejidad aumenta cuando se prepara un evento de varios días con diversos aspectos a tener en cuenta.

Meetingselect es más que una plataforma de reserva de salas. También le ayudamos con las reservas de grupos, tanto si se trata de un pequeño grupo de 10 personas como de un gran evento con más de 2.000 invitados. Esta sección tratará sobre cómo nuestra plataforma y nuestros especialistas en reuniones pueden ayudarle a organizar y programar eventos de grupos más grandes de forma más eficiente.

Selección de lugares

Un lugar de reunión puede necesitar un espacio mayor o más apropiado para el evento que está planificando. Es posible que su programa requiera, entre otras cosas, una gran superficie para acoger a todos los asistentes a la vez, salas más pequeñas para sesiones de trabajo o un salón de negocios para recepciones o refrigerios. Nuestro sitio web le permite encontrar y comparar los mejores destinos. Nuestros especialistas en reuniones están a su disposición para ayudarle a adaptar el lugar elegido a sus necesidades. Además, puede ponerse en contacto directamente con el proveedor del lugar a través de nuestra plataforma para resolver cualquier duda específica.

Alojamiento

Planificar un evento de varios días o recibir a personas de otros países implica reservar habitaciones de hotel para sus invitados. El proceso puede ser laborioso, especialmente para grupos grandes. Booking.com y otros sitios web limitan la reserva a un máximo de 30 habitaciones a la vez, y el rápido llenado de los hoteles cercanos a las grandes conferencias puede complicar aún más esta operación. Como resultado, sus participantes pueden estar dispersos por varios hoteles de la ciudad, lo que puede resultar incómodo o, al menos, difícil de organizar. Meetingselect, con su amplia red y su gran experiencia en este tipo de asuntos, le proporcionará el alojamiento adecuado para sus invitados, todo ello a precios negociados previamente.

Problemas de transporte

En ocasiones, sus participantes pueden tener que desplazarse entre varios lugares, como el aeropuerto, el hotel o numerosos lugares de reunión. Nuestros especialistas en reuniones están preparados para organizar un transporte fiable que garantice unas llegadas y salidas puntuales y ordenadas a todos los lugares designados. Esto puede incluir un servicio de lanzadera, un coche privado u otros vehículos. También ayudamos con la organización de vuelos e información sobre transporte público. Siempre estamos dispuestos a ayudar en todo lo que podamos.

Comida y bebida

Organizar la comida y la bebida para un evento de grupo es una tarea de enormes proporciones en sí misma. ¿Se servirán aperitivos en la sala de reuniones, y cuándo? ¿El acto se celebrará en un único lugar o requerirá catering en numerosos espacios? ¿Está pensando en servir una cena de tres platos para relajarse después de un largo día? ¿Ha tenido en cuenta las alergias, restricciones dietéticas o normas religiosas de sus participantes? Estos son sólo algunos de los numerosos factores que hay que tener en cuenta a la hora de planificar el catering de cualquier evento de grupo, y estamos aquí para ayudarle en cada paso del camino.

Soluciones de pago

Meetingselect reduce su carga de trabajo financiero proporcionando una solución de pago de facturación electrónica centralizada adecuada para reservas de grupos con muchos recibos y proveedores. Nuestro departamento financiero lo supervisa todo, garantizando que cada organización contratada pague a tiempo y en su totalidad.

Tanto si está planificando un evento pequeño como grande, nuestro mercado digital de salas de todo el mundo cuenta con un montón de excelentes opciones. Consulte con un especialista en reuniones en cualquier momento, y nuestro recién adquirido Director de Eventos Globales, Jeroen de Hooge, podrá proporcionarle orientación experimentada para superar cualquier obstáculo en la planificación de eventos y satisfacer sus objetivos. Trabajando juntos, podemos crear un evento de grupo bien organizado y memorable.

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