Meetingselect
Der Umfang von Sitzungen und Veranstaltungen in Ihrem Unternehmen kann sehr unterschiedlich sein. Sie können so einfach sein wie ein Treffen Ihres Chefs mit zwei Kunden oder so anspruchsvoll wie die Organisation einer Firmenveranstaltung für über 1.000 Personen. Letzteres ist natürlich etwas komplexer. In der Regel müssen Sie sich mit mehreren Veranstaltungsorten in Verbindung setzen, um sich über deren Kapazitäten und Verfügbarkeit zu informieren. Dazu müssen Sie mehrere Angebote einholen und mit jedem einzelnen verhandeln, bis Sie einen Veranstaltungsort gefunden haben. Allein diese Phase kann viel Zeit in Anspruch nehmen, bevor Sie mit den übrigen Aufgaben des Veranstaltungsmanagements beginnen können. Die Komplexität nimmt zu, wenn Sie eine mehrtägige Veranstaltung vorbereiten, bei der verschiedene Aspekte zu berücksichtigen sind.
Meetingselect ist mehr als eine Plattform zur Buchung von Veranstaltungsorten. Wir helfen auch bei Gruppenbuchungen, egal ob es sich um eine kleine Gruppe von 10 Personen oder eine große Veranstaltung mit mehr als 2.000 Gästen handelt. In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie unsere Plattform und unsere Meeting-Spezialisten Ihnen helfen können, größere Gruppenveranstaltungen effizienter zu organisieren und zu planen.
Auswahl des Veranstaltungsortes
Ein Tagungsort benötigt möglicherweise einen größeren oder geeigneteren Raum für die von Ihnen geplante Veranstaltung. Möglicherweise benötigt Ihr Programm einen großen Bereich, in dem alle Teilnehmer gleichzeitig Platz finden, kleinere Räume für Arbeitsgruppen oder eine Business-Lounge für Empfänge oder Erfrischungen, um nur einige Beispiele zu nennen. Auf unserer Website können Sie die besten Reiseziele finden und vergleichen. Unsere Meeting-Spezialisten helfen Ihnen gerne, den gewählten Veranstaltungsort auf Ihre Bedürfnisse abzustimmen. Darüber hinaus können Sie den Anbieter des Veranstaltungsortes direkt über unsere Plattform kontaktieren, um spezifische Fragen zu klären.
Unterkunft
Wenn Sie eine mehrtägige Veranstaltung planen oder Gäste aus anderen Ländern empfangen, müssen Sie für Ihre Gäste Hotelzimmer buchen. Dieser Prozess kann sehr mühsam sein, insbesondere bei großen Gruppen. Auf Booking.com und anderen Websites können Sie nur bis zu 30 Zimmer auf einmal reservieren, und die rasche Belegung von Hotels in der Nähe großer Konferenzen kann diesen Vorgang zusätzlich erschweren. Infolgedessen sind Ihre Teilnehmer möglicherweise auf mehrere Hotels in der Stadt verteilt, was unbequem oder zumindest schwierig zu arrangieren sein kann. Meetingselect verfügt über ein breites Netzwerk und viel Erfahrung in diesem Bereich und kann Ihren Gästen eine geeignete Unterkunft zu einem im Voraus ausgehandelten Preis anbieten.
Transport-Herausforderungen
Es kann vorkommen, dass Ihre Teilnehmer zwischen mehreren Orten hin- und herreisen müssen, z. B. zum Flughafen, zum Hotel oder zu mehreren Veranstaltungsorten. Unsere Meeting-Spezialisten organisieren für Sie einen zuverlässigen Transport, um eine pünktliche und ordnungsgemäße An- und Abreise zu und von allen vorgesehenen Orten zu gewährleisten. Dies kann einen Shuttle-Service, einen Privatwagen oder andere Fahrzeuge umfassen. Wir haben auch schon bei der Organisation von Flügen und Informationen über öffentliche Verkehrsmittel geholfen. Wir freuen uns immer, wenn wir Ihnen auf irgendeine Weise helfen können.
Essen und Getränke
Die Organisation von Speisen und Getränken für eine Gruppenveranstaltung ist an und für sich schon eine gewaltige Aufgabe. Sollen im Tagungsraum Snacks serviert werden, und wann? Findet die Veranstaltung an einem einzigen Ort statt, oder müssen mehrere Räume bewirtet werden? Erwägen Sie, ein Drei-Gänge-Menü zu servieren, um sich nach einem langen Tag zu entspannen? Haben Sie an die Allergien Ihrer Teilnehmer, an diätetische Einschränkungen oder an religiöse Speisevorschriften gedacht? Dies sind nur einige der zahlreichen Faktoren, die bei der Planung des Caterings für eine Gruppenveranstaltung zu berücksichtigen sind, und wir stehen Ihnen bei jedem Schritt zur Seite.
Lösungen für die Bezahlung
Meetingselect reduziert Ihren finanziellen Aufwand, indem es eine zentralisierte E-Invoicing-Zahlungslösung anbietet, die für Gruppenreservierungen mit vielen Belegen und Anbietern geeignet ist. Unsere Finanzabteilung überwacht alles und garantiert, dass jede beteiligte Organisation pünktlich und vollständig zahlt.
Ganz gleich, ob Sie eine kleine oder eine große Veranstaltung planen, unser weltweiter digitaler Veranstaltungsortmarktplatz bietet eine Vielzahl hervorragender Optionen. Wenden Sie sich jederzeit an einen Meeting-Spezialisten, und unser neuer Global Events Director, Jeroen de Hooge, kann Ihnen mit seiner Erfahrung helfen, alle Hindernisse bei der Veranstaltungsplanung zu überwinden und Ihre Ziele zu erreichen. Gemeinsam können wir eine gut organisierte und denkwürdige Gruppenveranstaltung auf die Beine stellen.
