La durabilité est un enjeu crucial et concurrentiel pour le secteur des réunions et des événements. C’est un devoir moral, une responsabilité sociale, une opportunité commerciale et une décision stratégique. La durabilité implique que les événements soient à la fois rentables et efficaces, mais aussi éthiques et respectueux de l’environnement. Elle repose sur trois piliers : le social, la gouvernance et l’environnement (ESG).
In-person meetings and events are the traditional and most common way of organizing gatherings. Offering many benefits, such as high engagement, rich experience, and brand visibility, they also have some drawbacks, think of high cost, high carbon footprint, and limited accessibility. Therefore, selecting venues and planning in-person meetings and events with sustainability as a central theme is crucial and requires careful consideration and evaluation.
Planifier des événements durables
La durabilité doit être intégrée à chaque étape classique de la planification d’un événement, comme la définition des objectifs, du budget, du public cible et du programme. Cela implique également une analyse approfondie du marché, des concurrents et des tendances. Cependant, l’un des aspects les plus importants lorsqu’on place la durabilité au cœur de l’événement est le choix du format et du lieu.
Le format de l’événement fait référence à son type, sa taille, sa durée et sa structure. Il dépend des objectifs et des résultats attendus. Parmi les formats courants figurent les conférences, séminaires, ateliers, salons professionnels, expositions et événements de réseautage. Chaque format a ses avantages et limites, et nécessite une approche différente. Si la durabilité est une priorité, il faut aussi prendre en compte l’impact environnemental, la responsabilité sociale et la viabilité économique de l’événement.
Le lieu désigne l’emplacement physique et les infrastructures où se déroule l’événement. Son choix dépend de la disponibilité, de la capacité et de l’adéquation du site. Les lieux les plus utilisés sont les centres de conférence, hôtels, resorts, halls d’exposition ou stades. Chacun a ses spécificités, et demande un certain niveau de coordination. Si l’on vise un événement durable, le lieu choisi doit aussi démontrer un engagement clair en matière de protection de l’environnement, d’inclusion sociale et de développement économique local.
Comment choisir un lieu durable pour ses réunions et événements
Le choix d’un lieu durable est un processus complexe qui repose sur plusieurs critères, notamment :
- Localisation: Le lieu doit être pratique et accessible pour les participants, intervenants et partenaires. Il doit aussi correspondre à l’image de l’événement. Dans une logique durable, la localisation doit permettre de réduire les distances de déplacement et l’empreinte carbone, tout en soutenant la culture et l’économie locale.
- Capacité : Le lieu doit pouvoir accueillir confortablement le nombre attendu de participants, avec des options d’aménagement variées. En matière de durabilité, il faut également s’assurer que les ressources sont utilisées efficacement et que le lieu optimise sa consommation énergétique.
- Infrastructures : Le lieu doit offrir tous les équipements nécessaires (audiovisuel, éclairage, internet, sécurité, restauration, stationnement). Au-delà de l’aspect fonctionnel, un lieu durable s’approvisionne en énergie renouvelable, limite les déchets et propose des options de restauration responsable (locale, biologique, végétarienne).
- Coût : Le tarif doit correspondre au budget prévu, en tenant compte des frais annexes (caution, prolongation, annulation). Il peut inclure des avantages (nuitées offertes, surclassements). En intégrant la durabilité, le coût doit aussi refléter la valeur ajoutée de l’événement et soutenir les efforts du lieu en matière de développement durable.
- Réputation : Le lieu doit être reconnu pour son professionnalisme et sa fiabilité. Des certifications ou labels relatifs à la durabilité, l’accessibilité ou la diversité sont des indicateurs importants. Une réputation durable met aussi en avant les bonnes pratiques et les innovations du lieu en matière sociale, environnementale et économique.
Conclusion
Les réunions et événements en présentiel restent des outils puissants et efficaces dans l’industrie événementielle. En choisissant avec soin le format et le lieu, tout en plaçant la durabilité au centre des décisions, les organisateurs peuvent créer des expériences marquantes et responsables. Cela permet non seulement d’atteindre les objectifs de l’événement, mais aussi de contribuer positivement à la société et à la planète.
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