La sostenibilidad es una cuestión crucial y competitiva para el sector de reuniones y eventos. Es un deber moral, una responsabilidad social, una oportunidad de negocio y una decisión estratégica. Sostenibilidad significa que los eventos deben ser rentables y eficientes, pero también éticos y ecológicos. Abarca tres pilares: Social, Gobernanza y Medio Ambiente (ESG).
Las reuniones y eventos presenciales son la forma tradicional y más común de organizar encuentros. Aunque ofrecen muchas ventajas, como un alto grado de participación, una experiencia enriquecedora y visibilidad de la marca, también tienen algunos inconvenientes, como un coste elevado, una alta huella de carbono y una accesibilidad limitada. Por lo tanto, seleccionar lugares y planificar reuniones y eventos presenciales con la sostenibilidad como tema central es crucial y requiere una cuidadosa consideración y evaluación.
Planificación de reuniones y actos sostenibles
La sostenibilidad debe incorporarse a cada uno de los pasos habituales que se dan al planificar un evento, como la definición de los objetivos, el presupuesto, la audiencia y el orden del día. También requiere una investigación y un análisis exhaustivos del mercado, los competidores y las tendencias. Sin embargo, uno de los aspectos más críticos de la planificación de reuniones con la sostenibilidad como tema central es elegir el formato y el lugar correctos para el evento.
El formato del acto se refiere al tipo, el tamaño, la duración y la estructura del mismo. Depende de la finalidad, los objetivos y los resultados del acto. Por ejemplo, algunos formatos estándar de reuniones y actos presenciales son las conferencias, los seminarios, los talleres, las ferias comerciales, las exposiciones y los actos de creación de redes. Cada formato tiene sus ventajas e inconvenientes y requiere un enfoque y una estrategia diferentes. Sin embargo, cuando la sostenibilidad se sitúa en el centro, el diseño también debe tener en cuenta el impacto medioambiental, la responsabilidad social y la viabilidad económica del evento.
El lugar del acontecimiento se refiere a la ubicación física y las instalaciones donde se celebra. Depende de la disponibilidad, la capacidad y la idoneidad del lugar. Por ejemplo, algunos lugares de reunión típicos son los centros de conferencias, los hoteles, los complejos turísticos, los salones de convenciones y los estadios. Cada plataforma tiene sus propias características y requiere un nivel diferente de negociación y coordinación. Una vez más, cuando la sostenibilidad está en el centro, el lugar de reunión también debe demostrar su compromiso con la protección del medio ambiente, la inclusión social y el desarrollo económico.
Selección de sedes sostenibles para reuniones y eventos
La selección de un lugar de celebración sostenible es un proceso difícil y complejo en el que intervienen muchos factores y criterios, como por ejemplo
- Ubicación: En general, la ubicación del lugar debe ser cómoda y accesible para los asistentes, ponentes y patrocinadores. También debe ser atractivo y reflejar el tema y la imagen del acto. En cuanto a la sostenibilidad, la ubicación debe minimizar la distancia de viaje y la huella de carbono de los asistentes, además de apoyar la cultura local y la comunidad de la región de destino.
- Capacidad: La capacidad del lugar de celebración debe ajustarse al número previsto y al perfil de los asistentes. También debe permitir suficiente espacio y flexibilidad para diferentes disposiciones y distribuciones de los asientos. En cuanto a la sostenibilidad, el aforo debe optimizar el uso de los recursos y la eficiencia energética del lugar de reunión.
- Instalaciones: Las instalaciones del lugar de celebración deben incluir todos los equipos y servicios necesarios para el acto, como audiovisuales, iluminación, sonido, internet, catering, seguridad y aparcamiento. También deben ser modernas, funcionales, fiables y cumplir las normas de calidad y seguridad. Sin embargo, cuando la sostenibilidad es un tema central, las instalaciones también deben utilizar fuentes de energía renovables, reducir la generación de residuos y ofrecer opciones de catering ecológicas, como comida orgánica, local y vegetariana.
- Coste: El coste del lugar de celebración debe ajustarse al presupuesto y a las expectativas del evento, incluidos otros gastos, como alquiler, fianza, cancelación y horas extraordinarias. También debe ofrecer descuentos e incentivos, como habitaciones gratuitas, mejoras de categoría o regalos. Para añadir sostenibilidad, el coste también debe reflejar el valor y el impacto del evento, además de apoyar los objetivos e iniciativas de sostenibilidad del lugar de celebración.
- Reputación: La reputación del lugar de celebración debe ser positiva, creíble y demostrar un historial de éxito y satisfacción. También debe contar con algunas acreditaciones y certificaciones referidas a la sostenibilidad, la accesibilidad o la diversidad. Sin embargo, una reputación sostenible también muestra las mejores prácticas e innovaciones del lugar de celebración en términos de protección medioambiental, responsabilidad social y desarrollo económico.
Conclusión
Las reuniones y eventos presenciales son una forma valiosa y eficaz de organizar encuentros en el sector de reuniones y eventos. Al elegir el formato y el lugar adecuados para el evento con la sostenibilidad como tema central, los planificadores y los lugares de celebración pueden crear un evento memorable e impactante que cumpla los objetivos y las expectativas de los organizadores y los asistentes al tiempo que contribuye positivamente a nuestra sociedad y al planeta.
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