8 conseils d'experts pour maîtriser les coûts lors de l'organisation de votre prochain événement !

Vous devez être un magicien lorsque vous êtes chargé de planifier une conférence : les salles doivent être aménagées, les fournisseurs coordonnés et le budget respecté ! De la gestion de l'événement au suivi des dépenses, les gestionnaires de réservations d'entreprise sont les héros de tout événement réussi. Meetingselect vous propose de suivre ces quatre conseils pour que votre magie opère le plus possible.

1 - Maîtriser le contrôle des coûts

L'importance des spécificités

Le contrôle des coûts pour les réunions d'affaires et l'organisation de conférences est essentiel, mais il est particulièrement difficile pour ceux qui travaillent hors site. Les lieux sont difficiles à localiser et les listes de prix des sites web doivent souvent être plus précises. Lors de la sélection d'un lieu, il arrive que les responsables ne soient pas réactifs, que les spécifications ne soient pas indiquées ou qu'il soit impossible de garantir qu'un lieu réponde aux exigences de l'entreprise. Quels sont les fournisseurs présents dans la région ? Qui a des accords avec le lieu ? Tous ces éléments doivent faire l'objet d'un suivi et d'une facturation.

Votre travail est plus simple lorsque vous en savez le plus possible sur ce que vous recherchez avant de commencer à chercher. Vous éviterez de perdre des heures à rechercher des tarifs de location si vous commencez par écarter une partie de ce qui est disponible. Il n'y a pas de plus grande perte de ressources que d'entamer une conversation de plusieurs semaines avec un lieu ou un fournisseur pour découvrir qu'il n'a pas l'assurance exigée par votre entreprise ou qu'il ne respecte pas la charte de développement durable figurant dans vos directives d'entreprise. Lorsque vous connaissez exactement votre cahier des charges, vous n'entamez des conversations qu'avec les lieux qui vous conviennent.

2 - Rationalisez votre recherche de lieux

Le filtre de Meetingselect vous aide à trouver l'espace de réunion idéal avec précision.

Le filtre de Meetingselect vous permet de spécifier précisément ce dont vous avez besoin pour votre réunion d'affaires, du nombre de participants à l'équipement technique. Votre entreprise a-t-elle des obligations légales ? Nous nous en occupons également. En filtrant les options qui ne répondent pas aux spécifications de l'événement de votre entreprise, vous pouvez concentrer votre magie sur les choses qui comptent, en profitant de nos conseils d'experts pour assurer une gestion efficace.

3 - Au-delà de l'emplacement

Pourquoi les exigences spécifiques sont importantes lors du choix d'un espace événementiel

L'emplacement est primordial, mais un espace événementiel n'a de valeur que s'il est équipé pour accueillir les fournisseurs nécessaires. Il est tout aussi important de préciser les exigences en matière de restauration, de divertissement et de salon professionnel. Ne réservez pas un espace fantastique pour vous rendre compte que votre traiteur préféré n'a pas accès à la cuisine !

4 - Une gestion des fournisseurs sans effort

Le service complet de Meetingselect assure des négociations et des finances en douceur

Meetingselect s'occupe également des fournisseurs. Lorsque vous réservez par notre intermédiaire, vous pouvez superviser les négociations avec les fournisseurs, ce qui permet d'obtenir des finances encore plus favorables pour les dépenses de la réunion. Nous avons déjà travaillé à l'établissement de relations entre les fournisseurs et les lieux, de sorte que lorsque vous réservez par l'intermédiaire de Meetingselect, il n'y a pas de surprises.

5 - Une meilleure connaissance de l'événement

Exploiter les données de l'événement pour une meilleure planification et une meilleure exécution

Chaque fois qu'une entreprise organise un événement, elle génère des données pour le prochain. Les statistiques sur les lieux et le nombre de fournisseurs fournissent des données qui peuvent aller bien au-delà des comptes-rendus occasionnels et des enquêtes de bureau. Mais le suivi de ces données prend du temps et nécessite un niveau d'organisation supplémentaire pour un plan déjà compliqué.

6 - Suivi des dépenses sans effort

Le service complet de Meetingselect vous aide à garder un œil sur les dépenses liées à plusieurs événements

Non seulement vous pouvez comparer les options et les tarifs grâce à notre filtre de sélection des lieux, mais votre choix s'intègre également de manière transparente dans le suivi des dépenses de Meetingselect. Par exemple, vous supervisez plusieurs événements chaque année ? Chaque fois que vous réservez avec Meetingselect, vos données sont extraites et partagées avec vous, ce qui vous permet d'avoir une bonne compréhension de vos habitudes de dépenses sur n'importe quelle période, afin que votre budget reste cohérent année après année.

7 - Dévoilez la magie du contrôle des coûts

Les filtres de précision et le suivi des données de Meetingselect vous aident à planifier la conférence ou la réunion d'affaires parfaite.

Meetingselect fait du contrôle des coûts une priorité. C'est pourquoi nous avons des filtres de précision qui vous permettent de vous assurer que toutes vos spécificités sont prises en compte. Ajoutez à cela notre suivi des données, et vous avez toutes les cartes en main pour que votre prochaine conférence ou réunion d'affaires soit magique ! Notre plateforme technologique fournit des informations précieuses sur les données et les dépenses liées aux réunions, soulageant ainsi les organisateurs de réunions.

8 - Prêt à faire de votre prochain événement un succès ?

Réservez une démonstration avec Meetingselect et découvrez comment notre plateforme technologique peut vous aider à planifier en toute confiance !