8 Expertentipps, um die Kosten bei der Organisation Ihrer nächsten Veranstaltung unter Kontrolle zu halten!

Sie müssen ein Zauberer sein, wenn es um die Planung von Konferenzen geht: Räume zaubern, Anbieter koordinieren, und alles im Rahmen des Budgets! Vom Veranstaltungsmanagement bis zur Kostenkontrolle sind Corporate Booking Manager die Helden jeder erfolgreichen Veranstaltung. Meetingselect empfiehlt Ihnen, diese vier Tipps zu befolgen, um sicherzustellen, dass Ihre Magie so weit wie möglich geht.

1 - Beherrschung der Kostenkontrolle

Die Bedeutung von Details

Die Kostenkontrolle bei der Planung von Geschäftstreffen und Konferenzen ist von entscheidender Bedeutung, stellt aber eine besondere Herausforderung für diejenigen dar, die außerhalb ihres Standorts arbeiten. Veranstaltungsorte sind schwer ausfindig zu machen, und die Preislisten auf der Website müssen oft präziser sein. Bei der Auswahl des Veranstaltungsortes sind die Verantwortlichen oft nicht ansprechbar, die Spezifikationen sind nicht aufgeführt, oder es ist unmöglich zu garantieren, dass der Veranstaltungsort den Anforderungen des Unternehmens entspricht. Welche Anbieter gibt es in der Gegend? Wer hat Vereinbarungen mit dem Veranstaltungsort? All dies muss nachverfolgt und in Rechnung gestellt werden.

Ihre Arbeit ist am einfachsten, wenn Sie schon vor der Suche wissen, was Sie suchen. Sie müssen nicht stundenlang nach Mietpreisen suchen, wenn Sie zunächst einen Teil des Angebots ausschließen können. Es gibt nichts Schlimmeres, als wochenlang mit einem Veranstaltungsort oder einem Anbieter zu verhandeln, nur um dann festzustellen, dass dieser nicht über die von Ihrem Unternehmen geforderte Versicherung verfügt oder die Nachhaltigkeitscharta in Ihren Unternehmensrichtlinien nicht einhält. Wenn Sie genau wissen, welche Anforderungen Sie haben, können Sie nur mit Veranstaltungsorten verhandeln, die auch wirklich in Frage kommen.

2 - Optimieren Sie Ihre Suche nach Veranstaltungsorten

Der Meetingselect-Filter hilft Ihnen, den perfekten Veranstaltungsort für Ihr Unternehmen zu finden

Mit dem Meetingselect-Filter für Veranstaltungsorte können Sie genau angeben, was Sie für Ihr Geschäftstreffen benötigen, von der Anzahl der Teilnehmer bis zur technischen Ausstattung. Hat Ihr Unternehmen rechtliche Anforderungen? Auch dafür haben wir eine Lösung. Durch das Herausfiltern von Optionen, die nicht den Veranstaltungsspezifikationen Ihres Unternehmens entsprechen, können Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren und sich von unseren Experten beraten lassen, um ein effizientes Management zu gewährleisten.

3 - Über den Veranstaltungsort hinaus

Warum spezifische Anforderungen bei der Auswahl eines Veranstaltungsraums wichtig sind

Der Standort ist von entscheidender Bedeutung, aber ein Veranstaltungsraum ist nur dann wertvoll, wenn er so ausgestattet ist, dass er die erforderlichen Anbieter aufnehmen kann. Genauso wichtig ist es, die Anforderungen in Bezug auf Essen, Unterhaltung und Messeauftritte genau zu kennen. Buchen Sie nicht einen fantastischen Raum, nur um dann festzustellen, dass Ihr bevorzugter Caterer keinen Zugang zu einer Küche hat!

4 - Mühelose Verwaltung der Lieferanten

Der umfassende Service von Meetingselect sorgt für reibungslose Verhandlungen und Finanzierungen.

Auch die Anbieter werden von Meetingselect betreut. Wenn Sie über uns buchen, können Sie die Verhandlungen mit den Lieferanten beaufsichtigen, was eine noch günstigere Finanzierung der Tagungsausgaben ermöglicht. Wir haben uns bereits um die Beziehungen zwischen Anbietern und Veranstaltungsorten gekümmert, so dass es bei einer Buchung über Meetingselect keine Überraschungen gibt.

5 - Erschließung von Erkenntnissen

Nutzung von Veranstaltungsdaten für eine bessere Planung und Durchführung

Jedes Mal, wenn ein Unternehmen eine Veranstaltung durchführt, generiert es Daten für die nächste Veranstaltung. Veranstaltungsortstatistiken und Lieferantenzahlen liefern Daten, die weit über gelegentliche Nachbesprechungen und Büroumfragen hinausgehen. Die Nachverfolgung dieser Daten ist jedoch zeitaufwändig und erfordert eine zusätzliche Organisationsebene in einem ohnehin schon komplizierten Plan.

6 - Mühelose Kostenverfolgung

Der umfassende Service von Meetingselect hilft Ihnen, die Ausgaben für mehrere Veranstaltungen im Auge zu behalten.

Sie können nicht nur die Optionen und Gebühren in unserem Veranstaltungsortauswahlfilter vergleichen, sondern Ihre Auswahl lässt sich auch nahtlos in die Kostenerfassung von Meetingselect integrieren. Betreuen Sie zum Beispiel mehrere Veranstaltungen pro Jahr? Jedes Mal, wenn Sie mit Meetingselect buchen, werden Ihre Daten extrahiert und mit Ihnen geteilt, so dass Sie ein solides Verständnis der Ausgabengewohnheiten über einen beliebigen Zeitraum erhalten, so dass Ihr Budget Jahr für Jahr auf dem Punkt bleiben kann.

7 - Entschlüsseln Sie die Magie der Kostenkontrolle

Die präzisen Filter und die Datenverfolgung von Meetingselect helfen Ihnen, die perfekte Konferenz oder das perfekte Geschäftstreffen zu planen

Meetingselect macht Kostenkontrolle zu einer Priorität. Deshalb haben wir Präzisionsfilter, mit denen Sie sicherstellen können, dass alle Ihre Besonderheiten berücksichtigt werden. Zusammen mit unserer hervorragenden Datenverfolgung haben Sie alle Voraussetzungen, um Ihre nächste Konferenz oder Ihr nächstes Geschäftstreffen zu einem magischen Ereignis zu machen! Unsere Plattformtechnologie bietet wertvolle Einblicke in Meetingdaten und -ausgaben und entlastet Meetingplaner.

8 - Sind Sie bereit, Ihre nächste Veranstaltung zu einem Erfolg zu machen?

Buchen Sie eine Demo mit Meetingselect und sehen Sie, wie unsere Plattformtechnologie Ihnen helfen kann, mit Sicherheit zu planen!