8 consejos de expertos para mantener los costes bajo control en la organización de su próximo evento

Hay que ser un mago cuando se encarga de planificar una conferencia: salas conjuradas, proveedores coordinados y todo dentro del presupuesto. Desde la gestión de eventos hasta el seguimiento de gastos, los gestores de reservas corporativas son los héroes del éxito de cualquier evento. Meetingselect le sugiere que siga estos cuatro consejos para asegurarse de que su magia llega lo más lejos posible.

1 - Dominar el control de costes

La importancia de los detalles

El control de costes en la planificación de reuniones de empresa y conferencias es esencial, pero resulta especialmente difícil para quienes trabajan fuera de las instalaciones. Los lugares de reunión son difíciles de localizar y las listas de precios de los sitios web a menudo deben ser más precisas. A la hora de elegir un lugar de reunión, es posible que los responsables no sean receptivos, que no aparezcan las especificaciones o que sea imposible garantizar que un lugar cumpla los requisitos de la empresa. ¿Qué proveedores hay en la zona? ¿Quién tiene acuerdos con el lugar de celebración? Todo ello debe ser objeto de seguimiento y facturación.

Su trabajo es más sencillo cuando sabe todo lo que busca antes de empezar a buscar. Puede evitar perder horas buscando tarifas de alquiler si empieza por descartar una parte de lo que hay disponible. No hay mayor pérdida de recursos que entablar una conversación durante semanas con un local o un proveedor para descubrir que no tienen el seguro que exige tu empresa o que no siguen la carta de sostenibilidad de tus directrices corporativas. Cuando sepa exactamente cuáles son sus especificaciones, sólo iniciará conversaciones con los lugares que se ajusten a ellas.

2 - Agilice la búsqueda de espacios

El filtro de Meetingselect le ayuda a encontrar con precisión el espacio perfecto para reuniones de negocios

El filtro de Meetingselect le permite especificar exactamente lo que necesita para su reunión de negocios, desde los números hasta la configuración técnica. ¿Tiene su empresa requisitos legales? También lo tenemos cubierto. Al filtrar las opciones que no cumplen las especificaciones del evento de su empresa, puede centrar su magia en las cosas que cuentan, permitiendo que nuestro asesoramiento experto garantice una gestión eficaz.

3 - Más allá de la ubicación

Por qué los requisitos específicos son importantes a la hora de elegir un espacio para eventos

La ubicación es primordial, pero un espacio para eventos sólo es valioso si está equipado para acomodar a los proveedores necesarios. Es igual de importante especificar los requisitos en materia de comida, entretenimiento y ferias. No reserve un espacio fantástico sólo para darse cuenta de que su proveedor preferido no tiene acceso a la cocina.

4 - Gestión de proveedores sin esfuerzo

El servicio integral de Meetingselect garantiza negociaciones y finanzas sin problemas.

Meetingselect también se ocupa de los proveedores. Cuando reserva a través de nosotros, puede supervisar la negociación con los proveedores, lo que permite unas finanzas aún más favorables para los gastos de la reunión. Ya hemos trabajado para establecer relaciones entre los proveedores y las sedes, por lo que cuando reserva a través de Meetingselect, no hay sorpresas.

5 - Obtención de información

Aprovechar los datos de los eventos para una mejor planificación y ejecución

Cada vez que una empresa celebra un evento, genera datos para el siguiente. Las estadísticas de los lugares de celebración y las cifras de los proveedores proporcionan datos que pueden ir mucho más allá de los informes casuales y las encuestas de oficina. Pero su seguimiento lleva mucho tiempo y requiere una capa añadida de organización a un plan ya de por sí complicado.

6 - Seguimiento de gastos sin esfuerzo

El servicio integral de Meetingselect le ayuda a controlar los gastos de varios eventos.

No sólo puede comparar opciones y tarifas con nuestro filtro de selección de lugares, sino que su elección también se integra perfectamente en el seguimiento de gastos de Meetingselect. Por ejemplo, ¿supervisa varios eventos al año? Cada vez que reserva con Meetingselect, sus datos se extraen y se comparten con usted, proporcionándole una sólida comprensión de los hábitos de gasto durante cualquier período, de modo que su presupuesto pueda mantenerse en su punto año tras año.

7 - Descubra la magia del control de costes

Los filtros de precisión y el seguimiento de datos de Meetingselect le ayudan a planificar la conferencia o reunión de negocios perfecta.

Para Meetingselect, el control de costes es una prioridad. Por eso disponemos de filtros de precisión que le permiten asegurarse de que se tienen en cuenta todos sus detalles. Añada a esto nuestro seguimiento de datos superior, ¡y tendrá todas las piezas para que su próxima conferencia o reunión de negocios sea mágica! La tecnología de nuestra plataforma proporciona información valiosa sobre los datos y gastos de las reuniones, aliviando la carga de los planificadores de reuniones.

8 - ¿Listo para que tu próximo evento sea un éxito?

Reserva una demostración con Meetingselect y descubre cómo nuestra plataforma tecnológica puede ayudarte a planificar con confianza.