Devoir de diligence des employeurs dans le secteur des voyages et événements d'affaires

Published on juillet 20, 2022 | min read

Simona Cherneva

Vous entendez ce terme de plus en plus souvent : The Duty of Care ou le devoir de diligence des employeurs envers leurs employés. C'est certainement très important pour les organisateurs d'événements et de réunions, les groupes et les voyageurs d'affaires qui se rendent régulièrement à l'étranger en raison de leur travail. En tant qu'acteur du secteur des voyages d'affaires et de l'événementiel, nous pensons que le devoir de diligence est en tête des priorités.

Pourtant, de nombreuses entreprises ignorent encore ce sujet brûlant. Elles se concentrent souvent uniquement sur les voyageurs individuels et oublient les réunions à réservation directe et les réservations de groupe dans les hôtels. Et c'est bien dommage, car ce type de réservation présente de nombreux avantages - outre l'obligation morale qu'elle implique. Meetingselect a développé un outil en ligne innovant qui permet à nos clients d'accéder à toutes les coordonnées des employés et des participants à un événement en appuyant simplement sur un bouton.

Prenez soin de votre personnel

Nous vivons à une époque où les catastrophes naturelles, les grèves aériennes, les pandémies mondiales et les attentats horribles sont malheureusement monnaie courante. C'est pourquoi il est si important de disposer d'une plateforme de communication centrale pour que les participants aux conférences, les groupes et les employés puissent rentrer chez eux en toute sécurité. Malheureusement, tout peut arriver pendant un voyage (d'affaires). Par exemple, le nuage de cendres après l'éruption volcanique en Islande est encore frais dans l'esprit de nombreuses personnes. En 2010, le trafic aérien en Europe a été complètement interrompu pendant quelques jours.

Une loi spéciale sur le devoir de diligence a donc été créée aux Pays-Bas pour protéger les employés contre ce genre de situations. Cela signifie que les employeurs doivent veiller à la santé et à la sécurité de leur personnel. Cela va d'ailleurs bien au-delà des calamités susmentionnées. Même si quelqu'un contracte une intoxication alimentaire ou perd son passeport pendant les heures de travail, l'employeur a la responsabilité de résoudre ce problème de manière adéquate. Et que dire de la garantie qu'une personne n'a pas à conduire après un long vol, mais peut prendre un taxi à la place ? Qu'un employé voyage en classe affaires sur des vols intercontinentaux? Ce ne sont là que quelques exemples des obligations morales et juridiques qui incombent aux entreprises opérant à l'échelle internationale.

Accès instantané aux données importantes

Meetingselect a mis au point un outil en ligne innovant, spécialement destiné aux acheteurs, aux travel managers, aux risk managers et à toute personne impliquée dans les voyages d'affaires et les réunions et événements internationaux. D'une simple pression sur un bouton, vous avez accès aux données suivantes : date, lieu, pays, réservataire et coordonnées du réservataire et des participants à un événement (international). Qu'il s'agisse d'un incident mineur, comme le fait de manquer un vol de correspondance, d'un attentat ou d'une catastrophe naturelle. Grâce à cet outil, nos clients ont accès 24h/24 et 7j/7 aux données suivantes :

- Localisation directe des réservations en Suisse et à l'étranger par ville et par pays.

- Réservé par qui et par quelles divisions initiées.

- Coordonnées actualisées et en temps réel (téléphones portables, e-mails, etc.) des réservataires et du lieu réservé.

Politique claire en matière de voyages et de risques

Pour protéger les employés, une politique de voyage clairement formulée au sein d'une organisation est donc indispensable. De quels vaccins a-t-on besoin ? Quelles sont les zones à ne pas manquer dans une destination donnée ? Quels sont les protocoles à suivre en cas d'urgence ? Comment joindre vos collaborateurs, sait-on clairement qui est où ? Il ne faut pas penser qu'il faut d'abord éplucher toutes sortes de courriels et d'agendas pour le savoir. En bref, une politique de risque claire permet d'éviter des situations désagréables, telles que des demandes d'indemnisation faramineuses et des atteintes à la réputation.

L'outil en ligne de Meetingselect y contribue. Et c'est payant, car cela peut permettre à une entreprise d'économiser des dizaines de milliers d'euros lorsque les choses tournent mal. Il est donc beaucoup plus facile de se conformer au devoir de diligence.

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