Planificar con éxito un evento de fin de año no tiene por qué ser abrumador. Con la estrategia adecuada, puede agilizar todo el proceso. Nuestra completa guía paso a paso está diseñada para mantenerle organizado de principio a fin, garantizando una celebración memorable y sin contratiempos. Tanto si está organizando una gran fiesta de empresa como una reunión íntima de fin de año, esta lista de comprobación le proporcionará todo lo necesario para llevar a cabo su idea sin estrés, permitiéndole centrarse en crear una experiencia inolvidable.
1. 1.Defina el propósito de su evento
- Aclare los objetivos de su evento: por ejemplo, ¿celebrar los logros o recompensar a su equipo?
- Identifique a su público objetivo: ¿quién asistirá y cuáles son sus expectativas?
- Elija entre planificar el evento usted mismo o recurrir a los servicios para eventos de Meetingselect.
2. Establezca su presupuesto
- Esboce su presupuesto general, por ejemplo, lugar de celebración, catering, entretenimiento y servicios adicionales.
- Asigne fondos para gastos imprevistos que puedan surgir.
3. Elija el lugar perfecto
- Elija un lugar que se adapte al tema y al tamaño de su evento.
- Reserve con antelación para asegurarse las mejores ubicaciones.
- Tenga en cuenta la accesibilidad y el alojamiento de los invitados.
4. Elabore una lista de invitados y envíe las invitaciones
- Elabore una lista de asistentes y decida si el acto es abierto o sólo con invitación.
- Envía invitaciones digitales o impresas con los detalles para confirmar la asistencia .
- Póngase en contacto con los invitados que no hayan respondido a medida que se acerque el evento.
5. Planifique el programa
- Decida la estructura del acto: discursos, entretenimiento, premios, etc.
- Incluya actividades que atraigan a los invitados y creen recuerdos duraderos.
6. Organice el catering y las bebidas
- Elija un servicio de catering que se ajuste al tema y a las necesidades dietéticas de sus invitados.
- Opte por proveedores sostenibles para apoyar el abastecimiento ético.
- Añada una estación de cocina en vivo, una demostración del chef, un cóctel de autor o una estación de "mezcla tu propia bebida" para mayor entretenimiento.
7. Decoración y temática
- Decida la decoración y el ambiente general, por ejemplo, festivo, elegante o informal.
- Reserva los alquileres necesarios para la iluminación, el equipo audiovisual o el montaje del escenario.
8. Gestionar la logística
- Organiza el transporte si es necesario, por ejemplo para grupos grandes o invitados de fuera de la ciudad.
- Coordina con el lugar de celebración el montaje, el desmontaje y las necesidades técnicas.
9. Prepare un plan de bienvenida para los invitados
- Disponga que el personal o los voluntarios reciban y guíen a los invitados a su llegada.
- Asegúrese de que el registro de entrada se realice sin problemas y entregue los obsequios o programas de bienvenida.
10. Seguimiento tras el acto
- Envíe correos electrónicos de agradecimiento a sus invitados y socios.
- Recopile comentarios para saber qué fue bien y qué podría mejorarse en futuros eventos.
Consejo extra: Deje que Meetingselect se encargue de los detalles por usted.
¿Se siente abrumado? Los servicios para eventos de Meetingselect pueden ayudarle a que su celebración de fin de año no sea estresante. Desde encontrar el lugar perfecto hasta gestionar la liquidación financiera, nosotros nos encargamos de todos los detalles, para que usted pueda centrarse en lo que importa. Programe una consulta gratuita con nosotros hoy mismo.
