O planejamento de um evento de fim de ano bem-sucedido não precisa ser exaustivo. Com a estratégia certa, você pode simplificar todo o processo. Nosso abrangente guia passo a passo foi elaborado para mantê-lo organizado do início ao fim, garantindo uma comemoração perfeita e memorável. Independentemente de você estar organizando uma grande festa de fim de ano corporativa ou uma reunião íntima de fim de ano, esta lista de verificação fornece tudo o que é necessário para executar sua visão sem estresse, permitindo que você se concentre em criar uma experiência inesquecível.
1. Defina o objetivo do seu evento
- Esclareça os objetivos do seu evento, por exemplo, comemorar conquistas ou recompensar a equipe?
- Identifique seu público-alvo, por exemplo, quem participará e quais são suas expectativas?
- Escolha entre planejar o evento você mesmo ou usar os Serviços de Eventos da Meetingselect.
2. Defina seu orçamento
- Descreva seu orçamento geral, por exemplo, local do evento, bufê, entretenimento e serviços extras.
- Aloque fundos para custos inesperados que possam surgir.
3. Escolha o local perfeito
- Selecione um local que se adapte ao tema e ao tamanho do seu evento.
- Reserve com antecedência para garantir os melhores locais!
- Considere a acessibilidade e as acomodações para os convidados.
4. Crie uma lista de convidados e envie os convites
- Crie uma lista de participantes e decida se o evento será somente para convidados ou aberto.
- Envie convites digitais ou impressos com detalhes de RSVP .
- Entre em contato com os convidados que não responderam à medida que o evento se aproxima.
5. Planeje o programa do evento
- Decida a estrutura do seu evento, por exemplo, discursos, entretenimento, prêmios etc.
- Inclua atividades para envolver os convidados e criar memórias duradouras.
6. Organize o serviço de bufê e as bebidas
- Escolha um bufê que se adapte ao tema e às necessidades alimentares de seus convidados.
- Opte por fornecedores sustentáveis para apoiar o fornecimento ético.
- Acrescente uma estação de cozinha ao vivo, uma demonstração do chef, um coquetel exclusivo ou uma estação "misture sua própria bebida" para entretenimento extra.
7. Decoração e tema
- Decida a decoração e a atmosfera geral, por exemplo, festiva, elegante ou casual.
- Reserve os aluguéis necessários para iluminação, equipamentos audiovisuais ou configurações de palco.
8. Gerencie a logística
- Organize o transporte, se necessário, por exemplo, para grupos grandes ou convidados de fora da cidade.
- Coordenar com o local do evento a montagem, a desmontagem e as necessidades técnicas.
9. Prepare um plano de boas-vindas aos convidados
- Providencie para que a equipe ou os voluntários recebam e orientem os convidados quando eles chegarem.
- Assegure que o check-in seja feito sem problemas e distribua presentes ou programas de boas-vindas.
10. Acompanhamento após o evento
- Envie e-mails de agradecimento aos convidados e parceiros.
- Obtenha feedback para saber o que correu bem e o que pode ser melhorado em eventos futuros.
Dica bônus: deixe a Meetingselect cuidar dos detalhes para você!
Está se sentindo sobrecarregado? A Meetingselect Event Services pode ajudar a tornar sua comemoração de fim de ano livre de estresse. Desde encontrar o local perfeito até gerenciar a liquidação financeira, nós cuidamos de todos os detalhes para que você possa se concentrar no que importa. Agende uma consulta gratuita conosco hoje mesmo!
