Nu de wereld nog bijkomt van de COVID-19-pandemie, wordt er door professionals in de evenementen industrie nagedacht over de noodzakelijke veranderingen voor het succesvol laten verlopen van toekomstige evenementen. Er heeft een kenmerkende verschuiving richting het gebruik van digitale kanalen plaatsgevonden in deze sector, maar een geslaagde vergadering wordt niet gegarandeerd door deze uitsluitend online te organiseren. Velen geven alsnog de voorkeur aan persoonlijke bijeenkomsten, dus hoe brengt u deze twee in balans? Er moet een robuuste strategie worden ontwikkeld die het nieuwe normaal omarmt en tegelijkertijd een uitstekende ervaring biedt voor uw gasten.
Om meer licht te werpen op dit onderwerp spraken we met de recentelijk benoemde Global Events Director van Meetingselect, Jeroen de Hooge, een doorgewinterde professional met jarenlange ervaring in het opbouwen van succesvolle strategieën voor het plannen van evenementen.
- Hoe wordt de evenementplanning van Meetingselect gebruikelijk aangepakt?
"Dat is een goede vraag, want de evenementenbranche is geen one-size-fits-all-sector, dus er bestaat eerlijk gezegd geen typische aanpak voor het plannen van evenementen. Het begint echter altijd met het bepalen van de doelen en doelstellingen van uw evenement. Als u aan het begin een specifiek gewenst resultaat bepaalt, zal dit elke stap van uw strategie ten goede komen. De 5 W's helpen u daarbij: waarom, wie, wat, wanneer en waar. Bijvoorbeeld 'Wie is het publiek?' Als we een evenement organiseren voor boekers die voor het eerst ons platform gebruiken, is het doel om hen te informeren. Dan is het essentieel om stil te staan bij wat het publiek wil, wat voor locatie zij willen, of beter nog, wat voor soort locatie een aanvulling zou vormen op het doel van het evenement. Wie al deze vragen begrijpt en beantwoordt, stelt de juiste doelen en kan vervolgens de evenementenstrategie daarop afstemmen.
Natuurlijk zijn er nog veel meer stappen in dit proces. Nadat er specifieke doelstellingen zijn bepaald moet het team gedefinieerd worden. Alle betrokken belanghebbenden (of diens vertegenwoordigers) moeten deel uitmaken van dat specifieke team. De volgende stap is het ontwerpen van het evenement. Dit bestaat uit het opstellen van tijdlijnen zodat het gehele proces wordt meegenomen en voltooid wordt. Daarna begint het zoeken naar locaties, het samenstellen van het programma, de logistieke coördinatie, promotie, coördinatie met verkopers en leveranciers, de uitvoering en ten slotte het evalueren en meten van het evenementsucces met daarop aansluitend de opvolging. Het evenement en evenementenplanningsproces bestaat dus uit veel stappen."
- Wat zijn naar uw ervaring de meest voorkomende valkuilen bij het plannen van evenementen?
"Vaak zien we dat mensen hun evenementenplanning beginnen met het bepalen van een budget. Natuurlijk is het cruciaal om alle uitgaven die bij een evenement horen goed in te schatten en daarvoor is het belangrijk om het ontwerp van het evenement te kennen. Daarom moet u, zoals ik al eerder noemde, altijd beginnen met het definiëren van de doelen en doelstellingen van het evenement, en niet andersom. Beginnen met een budget, wat ik al vaak heb gezien, leidt altijd tot onverwachte kosten. Dit leidt tot het sluiten van compromissen tijdens het evenement en beïnvloedt de kwaliteit en de resultaten. Dat kan voorkomen worden door vooraf duidelijkheid te verkrijgen."
- Hoe kunt u aan de behoeften en verwachtingen van alle betrokken belanghebbenden tegemoetkomen?
“Zoals eerder besproken, worden de meest logische stappen in het plannen van een evenement aan het begin bepaald. Er bestaat geen one-size-fits-all-oplossing, wat betekent dat hoe complexer het evenement is, hoe meer belanghebbenden erbij betrokken zijn. Zij hebben allemaal hun eigen doelstellingen naast de algemene doelen van het evenement. Daarom is het altijd belangrijk om één team samen te stellen en al in een vroeg stadium te bepalen welke belanghebbenden deel moeten uitmaken van dat team. Dit garandeert hun betrokkenheid en investering tijdens het gehele proces, wat duidelijk leidt tot een gedenkwaardige evenementervaring.”
- Wat zijn de te bepalen vereiste maatstaven voorafgaand aan het evenement? En hoe kunt u daarna het succes meten?
"Deze keuzes hangen af van de aard en, nogmaals, de doelen van het evenement. Bij het duidelijk definiëren van de doelstellingen is het essentieel om ook de juiste maatstaven te kiezen die aansluiten bij die doelstellingen. Over het algemeen zijn er echter een aantal belangrijke metrieken die kunnen helpen bij het concluderen van het succes en de effectiviteit van uw bijeenkomst. U kunt bijvoorbeeld het aanwezigheidspercentage en de betrokkenheid meten. De tevredenheid van deelnemers kan worden gemeten door middel van een enquête of u kunt de Return On Investment (ROI) analyseren. Als alle stappen in het proces nauwkeurig worden gevolgd, heeft u een duidelijk budget en een goed inzicht in het succes van uw evenement.
Een andere methode kan zijn: het gebruik van sociale media. Wanneer de deelnemers berichten plaatsen over uw evenement, kunt u uiteindelijk het gecreëerde bereik meten naar huidige of potentiële klanten. In principe kan alles worden gemeten met betrekking tot de doelen en doelstellingen, als dit goed wordt gedaan. Vertrouw daarom alleen op solide antwoorden en cijfers want giswerk zal de nauwkeurigheid, waar u hard aan heeft gewerkt bij het definiëren van specifieke doelen, negatief beïnvloeden."
- Wat voor innovaties voorziet u in de toekomst op het gebied van evenementenplanning?
"De markt is snel veranderd en is er veel gaande, vooral sinds COVID-19. Op het gebied van Artificial Intelligence (AI), machine learning, chatbots, etc. hebben alle huidige technologische innovaties momenteel invloed op de toekomst van bijeenkomsten en evenementen. Bovendien is het belangrijk om onderscheid te maken tussen, laten we zeggen, vergadertechnologie voor deelnemers en vergaderplanningstechnologie voor boekers en organisatoren. Beide vereisen verschillende behoeften en wensen.
Aan alle kanten is er veel ontwikkeling, bijvoorbeeld op het gebied van duurzaamheid. We zien huis-aan-huis (door-to-door), een bekende term binnen de branche, als een grote trend binnen de markt. We onderzoeken letterlijk de duurzame impact van het reizen van de ene deur naar de andere, bijvoorbeeld van het kantoor naar de internationale vergaderlocatie. We bekijken de meest economische oplossing om samen te komen, rekening houdend met alle deelnemers, hun individuele locaties en agenda's, maar ook met de manier van reizen, de beste datum en zelfs het beste tijdstip om samen te komen. Met alles wordt er rekening gehouden."
- Is er nog iets dat ik niet heb gevraagd?
"Eén ding dat ik wil toevoegen is dat, hoewel de markt voortdurend verandert en het essentieel blijft om uw strategie als bedrijf toekomstbestendig te maken met voortdurende innovaties, we niet mogen vergeten dat deze sector fundamenteel een zaak door en voor mensen is. Daarom is het altijd belangrijk om de behoeften en wensen van de mensen te benadrukken in samenwerking met de nieuwste technologieën om persoonlijke en onvergetelijke ervaringen voor uw team en gasten te creëren."
