Tips hoe je een duurzaam evenement kan organiseren in 2022

Ik denk dat we het allemaal eens zijn dat het beschermen van het milieu en duurzaamheid onderwerpen zijn die op dit moment zeer belangrijk zijn. Steeds meer krijgen we de vraag van klanten om een duurzaam evenement te organiseren. 

In dit artikel leggen we je uit wat duurzame evenementen zijn, waarom ze belangrijk zijn en hoe jij een duurzaam evenement kan organiseren.

Wat is een duurzaam evenement ♻️?

Een duurzaam evenement is een evenement waarbij wordt gekeken hoeveel invloed iets op het milieu heeft en hoe dit beperkt kan worden. Voorbeelden zijn; niet te veel verpakkingen inkopen, een digitaal programmaboekje, een locatie die goed te bereiken is met het openbaar vervoer - en zo zijn er nog veel meer mogelijkheden hoe een duurzaam evenement georganiseerd kan worden.

Het gaat erom dat evenementen milieuvriendelijk gemaakt worden.

Waarom is een duurzaam evenement belangrijk?

Je vraagt je vast waarom je een duurzaam evenement te organiseren. Goed, hier zijn een aantal redenen die je wellicht kunnen overtuigen:

• Zoals eerder genoemd is een duurzaam evenement een opkomende trend onder de klanten en als je concurrerend wil blijven, dan is het belangrijk om hier op in te spelen. Uit een onderzoek van het National Marketing Institute blijkt dat 58% van de consumenten rekening houdt met de impact van een bedrijf op het milieu bij het nemen van beslissingen 🔬.
• Werknemers en klanten zullen alleen geassocieerd willen worden met een bedrijf dat hun waarden weerspiegelt. Dus als jij klanten wilt aantrekken, dan is duurzaamheid belangrijk om mee te nemen.

Nu je weet wat een duurzaam evenement is en waarom je die zou organiseren, laten we kijken naar hoe een duurzaam evenement georganiseerd kan worden.

Werk met de juiste partners.

De beste manier om een duurzaam evenement te organiseren is door samen te werken met de juiste partners.

Om duurzame en milieuvriendelijke praktijken te implementeren in jouw evenement, zoals herbruikbare naambadges en volledig papierloos gaan, is het belangrijk om dit af te stemmen met de leveranciers en dat zij akkoord gaan met jouw initiatieven.

Over de juiste partners gesproken, de juiste locatie is net zo belangrijk.

Kies een groene locatie

Als je een duurzaam evenement wilt organiseren, dan is misschien het kiezen van de locatie de meest cruciale beslissing. Zowel de stad als de locatie zelf.

Veel steden hebben een duurzaamheidsplan voor op langer termijn en hierdoor ben je ervan verzekerd dat de stad van jouw evenement groen is 🍃 .

Hier zijn een paar steden die worden beschouwd als de meest duurzaamste steden ter wereld en die zeer geschikt zouden kunnen zijn voor een duurzaam evenement:

• Kopenhagen
• Zürich
• Glasgow
• Reykjavik
• Malmö
• Stockholm
• San Francisco
• Singapore

Wist je dat je via Meetingselect ook kan zoeken op locaties die duurzaam zijn? Als je zoekt op een stad en de filters ‘Green Key’ en ‘Sustainable’ aanvinkt, dan krijg je alle locaties te zien in die stad die duurzaam zijn.

👉 Klik hier voor groene locaties in Amsterdam.

De locatie die je kiest is een belangrijke beslissing voor een duurzaam evenement. Op de website van Meetingselect kan dus eenvoudig gezocht worden naar groene locaties. Daarnaast kan je ook aan onze meeting planners vragen of zij nog toffe locaties weten met duurzaamheidscertificaten of initiatieven.

Afstand en vervoer

De afstand en het vervoer naar een evenement kan van grote impact zijn op CO2-voetafdruk van jouw evenement. De CO2-voetafruk is de totale uitstoot van broeikasgassen die wordt veroorzaakt door een persoon - en die willen we nou juist zo laag mogelijk houden.

Als je een duurzaam evenement organiseert, houd dan rekening met het vervoer van jouw deelnemers en hoe gunstig de locatie gelegen is. Reizen met het openbaar vervoer is altijd duurzamer dan met reizen met de auto.

Hoe ver is het vliegveld en de hotels van jouw evenement? Hoe dichter ze bij de locatie zijn, hoe korter de rit en hoe kleiner de CO2-voetafdruk.

Moedig je deelnemers aan om met het openbaar vervoer te komen in plaats van iedereen met zijn eigen auto 🚆. Of nog beter, probeer het pendelen tussen jouw locatie en het hotel te regelen

Daarnaast is het ook mogelijk om een duurzaam evenement op loopafstand van het hotel te organiseren - of organiseer een duurzaam evenement in het hotel als dit mogelijk is.

Afvalverwijdering tijdens een duurzaam evenement

Zoals je wellicht wel weet, brengt het organiseren van een evenement veel afval met zich mee. Als je echt een duurzaam evenement wil organiseren, is het belangrijk om goed in kaart te brengen hoe het afval verwijderd dient te worden.

Hier zijn een paar ideeën die je kan toepassen:

• Plaats recycle afvalbakken die duidelijk gemarkeerd zijn voor droog afval, nat afval, plastics, aluminium blikjes, enzovoort.
• Vermijd flyers, folder en brochures die uitgedeeld kunnen worden. Je kan dit ook tijdens het evenement helemaal verbieden.
• Doneer eten dat overblijft aan een voedselbank zodat het niet weggegooid wordt.
• Ga papierloos! Stuur uitnodigingen via de e-mail en ontwikkel een app waar ook de registratie mee gedaan kan worden.

👉 Klik hier voor een lijst met platformen waarmee je e-tickets kan verkopen 🎟️.

Een event app kan ook helpen verspilling tegen te gaan. Het is namelijk mogelijk om via deze app informatie over jouw evenement te organiseren in plaats van via flyers en brochures.

Zo zorg je ervoor dat jouw event app een succes wordt:

• Begin er vroeg mee. Introduceer de event app een paar keer voordat het evenement begint. Promoot de event app bijvoorbeeld meteen nadat deelnemers zich hebben geregistreerd omdat het evenement dan nog vers in hun geheugen zit.
• Gebruik de event app tijdens de registratie en gebruik het als een check-in tool. Hiermee dwing je jouw bezoekers om gebruik te maken van de app en neemt de kans toe dat ze het ook tijdens het evenement gebruiken.
• Laat jouw sprekers de event app promoten. Gebruik deze mensen al ambassadeurs en zorg ervoor dat deelnemers lid worden van de community.

Hier een paar tips om het meeste uit jouw event app te halen:

• Gebruikerservaring is belangrijk. Zorg ervoor dat deelnemers goed kunnen navigeren in de app, de app mobiel vriendelijk is en dat het een consistente vormgeving heeft. Om de event app aantrekkelijk te maken, is het belangrijk dat het relevante inhoud heeft - bijvoorbeeld informatie, een tijdschema van het evenement en FAQ’s.
• Trek de aandacht van je deelnemers door push meldingen te sturen, tijdens en na het evenement. Onthoud wel dat de meldingen bruikbaar en persoonlijk dienen te zijn - bijvoorbeeld weervoorspellingen, event updates en aanpassingen in het schema.
• Personalisatie: over gepersonaliseerde meldingen gesproken, er zijn nog andere manieren om een event app te personaliseren en de aanwezigen het heft in eigen handen te geven. Eventmobi kan je hierbij helpen.
• Enquêtes, polls en reviews: verhoog de betrokkenheid van je deelnemers met deze tools. Deelnemers krijgen hierdoor het gevoel dat ze gewaardeerd worden, omdat ze deel uitmaken van een discussie en hun mening kunnen geven.
• Voeg spelletjes en wedstrijden toe in de event app. Spelletjes spelen kan heel leuk zijn en een goede manier om even pauze te nemen en op te laden.

👉 Klik hier voor een lijst van event apps die perfect zouden kunnen zijn voor een duurzaam evenement.

Duurzaam eten en drinken

Eten en drinken (F&B) is een belangrijk deel van evenementen. Om evenementen op een duurzame manier te organiseren, zal F&B een groot onderdeel zijn waar rekening mee dient gehouden te worden.

Hier zijn een paar dingen die je kan doen:

• Zorg ervoor dat specerijen in een bulk worden geserveerd.
• Het is handig als de keuken organisch afval composteert.
• Vegetarisch menu - Plantaardig voedsel is duurzamer dan vlees. Bijvoorbeeld: een pond rundvlees kost 1,799 gallons water om te produceren. Het is handig om zo min mogelijk vlees op het menu te hebben om de CO2-voetafdruk zo laag mogelijk te houden.

Technologie

Gebruik technologie om het evenement nog duurzamer te maken. Hier zijn een paar ideeën:

• Overweeg om een virtueel of hybride evenement te organiseren. Aangezien evenementen niet fysiek kunnen plaatsvinden, zijn virtuele en hybride evenementen niet alleen een geweldige manier om contacten te leggen en kennis te delen, maar ook een geweldige manier om een duurzaam evenement te organiseren.
• Gebruik data van eerdere evenementen om zo de duurzaamheidsinitiatieven te bekijken. Wellicht weet jij hoe je het beter kan aanpakken? Ook kan je hierdoor weten of bepaalde initiatieven juist wel of niet werken.
• Meetinstrumenten - Gebruik technologie om afval, elektriciteit, water en koolstofmaatregelen te meten. Gebruik dit om in de toekomst te verbeteren.
• VR - VR kan worden gebruikt om meer producten ten toon te stellen in plaats van een extra evenementruimte af te huren voor het echte product en hierdoor meer elektriciteit te gebruiken.

Ben je op zoek naar een locatie die hybride evenementen kan organiseren? Kijk op de website van Meetingselect.

👉 Klik hier voor meer informatie hoe technologie tijdens jouw evenement ingezet kan worden.

Conclusie

Het milieu en duurzaamheid zijn belangrijke onderwerpen die aangekaart moeten worden. Niet alleen de klant vraagt hierom, maar ook vanuit zakelijk oogpunt is het in ons belang om dit te doen. Gebruik deze ideeën om in 2022 evenementen op een duurzame manier te organiseren.

Klik hier om duurzame locatie te boeken en weest een stap dichter bij een duurzaam evenement.