Duty of Care is een fundamentele verantwoordelijkheid!

Wanneer je alleen reist is een goede voorbereiding nog belangrijker dan anders. Er kan van alles gebeuren, van vertraagde vluchten tot het kwijtraken van belangrijke reisdocumenten.

Daarom is het cruciaal om op alles voorbereid te zijn. Als werkgever heb je een Duty of Care om de veiligheid van jouw personeel te waarborgen en te zorgen dat zij voorbereid zijn op onverwachte omstandigheden. Deze verantwoordelijkheid moet voor iedereen in de reis- en evenementenbranche een hoge prioriteit zijn.

Wat valt onder de verantwoordelijkheid van de organisatie?

Er zijn verschillende manieren om als werkgever aan de zorgplicht te voldoen. In het algemeen geldt dat het de verantwoordelijkheid van de organisatie is om rekening te houden met alle mogelijke scenario’s en fysieke en psychologische schade bij werknemers te voorkomen. Dit gaat verder dan alleen zorgen voor een groot genoeg bureau om aan te werken. Als een werknemer op wat voor manier dan ook schade lijdt door zijn werk, van voedselvergiftiging tijdens een zakenreis tot het maken van overuren, heb jij een zorgplicht om hen te helpen herstellen.

Wanneer iets het niveau van Duty of Care bereikt, moet er meteen worden gehandeld. Afgezien van de juridische gevolgen, is het niet zorgen voor je werknemers slechter voor je bedrijf dan je wellicht denkt. Investeren in het welzijn van je medewerkers verhoogt de productiviteit en betrokkenheid van medewerkers leidt tot minder personeelsverloop, lagere kosten en nog veel meer voordelen.

Wie is verantwoordelijk voor de Duty of Care-taken?

Dit is geen vraag met een simpel, universeel antwoord. Binnen een grotere organisatie kan er een team aangesteld worden om de zorgplicht uit te voeren. Wellicht heb je één medewerker die verantwoordelijk is voor risicomanagement of de veiligheid en gezondheid van medewerkers.  

Voor de meeste bedrijven is de HR-afdeling echter de beste bondgenoot als het gaat om het voldoen aan de zorgplicht richting werknemers. Deze afdeling communiceert van nature al uitvoerig met elke andere afdeling binnen het bedrijf. Daarom vallen zaken die op de hele organisatie van toepassing zijn meestal onder de verantwoordelijkheid van HR.

De verantwoordelijkheid van werkgevers in de reis- en evenementenbranche

De zorgplicht van werkgevers is een belangrijk juridisch begrip voor organisatoren van evenementen en vergaderingen, groepen en zakenreizigers die regelmatig naar het buitenland reizen. Wat als iemand zijn paspoort verliest tijdens werkuren? De verantwoordelijkheid om dit probleem op te lossen ligt bij de werkgever. En hoe zit het met het regelen van een taxi zodat iemand niet hoeft te rijden na een lange vlucht? Veel organisaties richten zich alleen op individuele toeristen en negeren groepsreserveringen en vergaderingen in hotels. Hiervoor biedt Meetingselect de oplossing.

Gebruik Meetingselect om aan jouw Duty of Care-verplichtingen te voldoen

Wij hebben een marktplaats voor vergaderbeheer gecreëerd waarmee jouw organisatie direct toegang heeft tot informatie over alle deelnemende medewerkers. Alles staat voor je op een rij: wanneer en waar ter wereld de vergadering plaatsvond, wie de vergadering heeft geboekt en welke medewerkers aanwezig waren. Zo wordt het voldoen aan de zorgplicht een stuk eenvoudiger.

De volgende informatie is dankzij onze handige marktplaats beschikbaar wanneer je deze nodig hebt:

• Boekingen kunnen rechtstreeks gemaakt worden in de taal van de stad of het land waar de boeking plaatsvindt, in zowel binnen- als buitenland.
• Kennis van de oorspronkelijke splitsingen die plaatsvonden.
• De juiste, meest recente contactgegevens (telefoonnummers, e-mailadressen, etc.) van de organisatoren en de gereserveerde locatie.

Leer van de beste: luister naar wat onze IT-directeur te zeggen heeft over Duty of Care

Bonus: zorg voor een reis- en vergaderplan en een risicoverzekeringsplan

Om aan jouw zorgplicht te voldoen is het belangrijk dat je organisatie over een duidelijk reisbeleid beschikt. Welke vaccinaties hebben je medewerkers nodig? En hoe weten mensen wat ze moeten doen in een noodsituatie? Potentiële rampscenario’s, zoals buitensporige claims en merkschade, kunnen worden voorkomen met een duidelijk risicobeleid. Weet je niet precies waar je moet beginnen? Wij staan voor je klaar met steun en advies.