Deber de diligencia de los empresarios en el sector de los viajes y eventos corporativos

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Simona Cherneva

El término se oye cada vez más a menudo: El Duty of Care o el deber de cuidado de los empresarios hacia sus empleados. Esto es ciertamente muy importante para los planificadores de eventos y reuniones, grupos y viajeros de negocios que viajan regularmente al extranjero debido a su trabajo. Como empresa del sector de los viajes de empresa y los eventos, creemos que el deber de diligencia es lo más importante.

Sin embargo, muchas empresas siguen ignorando este tema tan candente. A menudo sólo se centran en los viajeros individuales y se olvidan de las reuniones contratadas directamente y de las reservas de grupos en los hoteles. Y es una pena, porque tiene muchas ventajas, aparte de la obligación moral que conlleva. Meetingselect ha desarrollado una innovadora herramienta en línea que permite a nuestros clientes acceder a todos los detalles de los empleados y participantes en un evento con sólo pulsar un botón.

Cuide bien a su gente

Vivimos en una época en la que las catástrofes naturales, las huelgas de aviación, las pandemias mundiales y los atentados horrendos, por desgracia, se producen con regularidad. Por eso es tan importante contar con una plataforma central de comunicación para que los participantes en la conferencia, los grupos y los empleados vuelvan a casa sanos y salvos. Por desgracia, durante un viaje (de negocios) puede ocurrir cualquier cosa. Por ejemplo, la nube de cenizas tras la erupción volcánica en Islandia aún está fresca en la mente de muchas personas. En 2010, el tráfico aéreo en Europa estuvo completamente cerrado durante unos días.

Por ello, en los Países Bajos también se ha creado una ley especial de deberes de cuidado para proteger a los empleados contra este tipo de situaciones. Esto significa que los empresarios deben garantizar la salud y la seguridad de su personal. Por cierto, esto va mucho más allá de las calamidades mencionadas. Incluso si alguien contrae una intoxicación alimentaria o pierde su pasaporte durante las horas de trabajo, el empresario tiene la responsabilidad de resolverlo adecuadamente. ¿Y qué hay de la garantía de que alguien no tenga que conducir después de un largo vuelo, sino que pueda tomar un taxi? ¿Que un empleado vuele en clase preferente en vuelos intercontinentales? Estos son sólo algunos ejemplos de las obligaciones morales y legales que tienen las empresas que operan a nivel internacional.

Acceso instantáneo a datos importantes

Meetingselect ha desarrollado una innovadora herramienta en línea especialmente para compradores, gestores de viajes, gestores de riesgos y cualquier persona que se dedique a los viajes de negocios y a las reuniones y eventos internacionales, en la que se pueden conocer los datos de la reunión, el lugar, la ubicación y la información con sólo pulsar un botón. fecha, lugar, país, reservador y datos de contacto del reservador y de los participantes en un evento (internacional). Ya sea un incidente menor, como la pérdida de un vuelo de conexión, un atentado o una catástrofe natural. Con esta herramienta, nuestros clientes tienen acceso 24/7 a los siguientes datos

- Localización directa de las reservas en el país y en el extranjero por ciudad y país.

- Quién ha reservado y qué divisiones han iniciado.

- Información de contacto actualizada y en tiempo real (teléfonos móviles, correos electrónicos, etc.) tanto de los reservistas como del lugar que se ha reservado.

Política clara de viajes y riesgos

Para proteger a los empleados, es imprescindible una política de viajes claramente formulada dentro de una organización. ¿Qué vacunas necesita alguien? ¿Cuáles son las zonas a las que hay que ir y las que no hay que ir en un destino? ¿Cuáles son los protocolos en caso de emergencia? ¿Cómo se llega a la gente, hay una visión clara de quién está donde? No hay que pensar que primero hay que revisar todo tipo de correos electrónicos y agendas para averiguarlo. En resumen, una política de riesgos clara evita situaciones desagradables, como reclamaciones por las nubes y daños a la reputación.

La herramienta en línea de Meetingselect ayuda a ello. Y vale la pena porque puede ahorrar a una empresa decenas de miles de euros cuando las cosas van mal. Esto hace que sea mucho más fácil cumplir con el deber de diligencia.
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