A sustentabilidade é uma questão crucial e competitiva para o setor de reuniões e eventos. É um dever moral, uma responsabilidade social, uma oportunidade de negócios e uma decisão estratégica. Sustentabilidade significa que os eventos devem ser lucrativos e eficientes, mas também éticos e ecologicamente corretos. Ela engloba três pilares: Social, Governança e Ambiental (ESG).
As reuniões e os eventos presenciais são a forma tradicional e mais comum de organizar encontros. Oferecendo muitos benefícios, como alto envolvimento, experiência rica e visibilidade da marca, eles também têm algumas desvantagens, como o alto custo, a alta pegada de carbono e a acessibilidade limitada. Portanto, a seleção de locais e o planejamento de reuniões e eventos presenciais com a sustentabilidade como tema central são cruciais e exigem consideração e avaliação cuidadosas.
Planejamento de reuniões e eventos sustentáveis
A sustentabilidade deve ser incorporada em todas as etapas regulares do planejamento de um evento, como a definição das metas, do orçamento, do público e da agenda do evento. Ela também exige pesquisa e análise minuciosas do mercado, dos concorrentes e das tendências. No entanto, um dos aspectos mais importantes do planejamento de reuniões com a sustentabilidade como tema central é a escolha do formato e do local corretos para o evento.
O formato do evento refere-se ao tipo, ao tamanho, à duração e à estrutura do evento. Ele depende da finalidade, dos objetivos e dos resultados do evento. Por exemplo, alguns formatos padrão para reuniões e eventos presenciais são conferências, seminários, workshops, feiras comerciais, exposições e eventos de networking. Cada formato tem vantagens e desvantagens, exigindo uma abordagem e uma estratégia diferentes. No entanto, quando a sustentabilidade é colocada em seu centro, o projeto também deve considerar o impacto ambiental, a responsabilidade social e a viabilidade econômica do evento.
O local do evento refere-se à localização física e às instalações onde o evento é realizado. Ele depende da disponibilidade, da capacidade e da adequação do local. Por exemplo, alguns locais típicos para reuniões são centros de conferência, hotéis, resorts, salões de convenções e estádios. Cada plataforma tem seus próprios recursos e características e exige um nível diferente de negociação e coordenação. Novamente, quando a sustentabilidade está no centro, o local também deve demonstrar um compromisso com a proteção ambiental, a inclusão social e o desenvolvimento econômico.
Seleção de locais sustentáveis para reuniões e eventos
A seleção de locais sustentáveis é um processo desafiador e complexo que envolve muitos fatores e critérios, tais como
- Localização: Em geral, a localização do local deve ser conveniente e acessível para os participantes, palestrantes e patrocinadores. Também deve ser atraente e refletir o tema e a imagem do evento. Com relação à sustentabilidade, o local deve minimizar a distância de viagem e a pegada de carbono dos participantes, além de apoiar a cultura local e a comunidade da região do destino.
- Capacidade: A capacidade do local deve corresponder ao número esperado e ao perfil dos participantes. Também deve permitir espaço e flexibilidade suficientes para diferentes arranjos e layouts de assentos. Ao considerar a sustentabilidade, a capacidade também deve otimizar o uso de recursos e a eficiência energética do local.
- Instalações: As instalações do local devem incluir todos os equipamentos e serviços necessários para o evento, como audiovisual, iluminação, som, internet, bufê, segurança e estacionamento. Elas também devem ser modernas, funcionais, confiáveis e atender aos padrões de qualidade e segurança. No entanto, quando a sustentabilidade for um tema central, as instalações também devem usar fontes de energia renováveis, reduzir a geração de resíduos e oferecer opções de bufê ecológicas, como alimentos orgânicos, locais e vegetarianos.
- Custo: O custo do local do evento deve se adequar ao orçamento e às expectativas do evento, incluindo outras taxas, como aluguel, depósito, cancelamento e horas extras. Também deve oferecer descontos e incentivos, como quartos de cortesia, upgrades ou brindes. Além da sustentabilidade, o custo também deve refletir o valor e o impacto do evento, além de apoiar as metas e iniciativas de sustentabilidade do local.
- Reputação: A reputação do local do evento deve ser positiva, confiável e demonstrar um histórico de sucesso e satisfação. Ele também deve ter alguns credenciamentos e certificações referentes à sustentabilidade, acessibilidade ou diversidade. No entanto, uma reputação sustentável também mostra as melhores práticas e inovações do local em termos de proteção ambiental, responsabilidade social e desenvolvimento econômico.
Conclusão
As reuniões e eventos presenciais são uma forma valiosa e eficaz de organizar encontros no setor de reuniões e eventos. Ao escolher o formato e o local corretos para o evento, tendo a sustentabilidade como tema central, os planejadores e os locais podem criar um evento memorável e impactante que atenda às metas e expectativas dos organizadores e dos participantes e, ao mesmo tempo, contribua positivamente para a nossa sociedade e para o planeta.
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