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Práticas de Reunião Sustentável: 7 Coisas que os locais podem implementar hoje

Published on Junho 21, 2022 | min read

Casten Pleiser

Os proprietários e gerentes do local precisam pensar em práticas de reuniões sustentáveis e como administrar locais mais verdes como parte da iniciativa da indústria de eventos para serem livres de desperdício o mais rápido possível.

Há muito tempo já se foram os dias em que você simplesmente joga fora todas as suas embalagens, restos de comida e "coisas" no lixo mais próximo.

E embora pareça uma tarefa assustadora e inatingível ir completamente "verde", aqui estão algumas dicas e truques que os locais podem implementar a curto e longo prazo.

1) Ditch The Paper

Pense em todos os processos que os locais precisam passar no dia-a-dia. Quer seja com faturas, contratos, folhas de corridas, cardápios ou planos de assentos, há muitas oportunidades de abandonar o papel e passar para o digital.

  • Contratos e faturas: Em vez de enviar faturas em papel, use ferramentas como DocuSign ou PandaDoc que ajudam a trocar contratos e propostas digitalmente. 
  • Tabelas e gráficos de assentos: Ferramentas como Mesas Sociais permitem que você mostre seu espaço digitalmente e planeje seus quadros de assentos on-line em vez de em papel.
  • Convites & Crachás: Não envie convites em papel se você puder usar ferramentas como o Swoogo para criar formulários de inscrição on-line e convites por e-mail. Se você estiver organizando uma reunião ou evento maior dentro de seu espaço, os crachás desempenham um papel crucial para facilitar o trabalho em rede. Mas em vez de usar crachás e suportes plásticos, por que não tentar a alternativa sustentável, por exemplo, crachás feitos de amido de milho. Eles são totalmente descartáveis.

Ficar sem papel significa que você está abraçando o digital. E isto, em troca, envia uma mensagem positiva aos organizadores de reuniões e eventos que procuram hospedar reuniões em seu espaço. Ir para o digital significa que você está se livrando do papel. E abandonar o papel significa que você está salvando árvores.

2) Escolha Viagens e Transporte Verde

Não é segredo que as reuniões de vários dias realizadas nos mesmos hotéis têm uma pegada de carbono mais baixa, pois os participantes não precisam viajar e podem ficar onde já estão.

Encoraje o planejador da reunião e os participantes a pensar de forma verde ao tomar decisões de viagem. Ao promover as melhores maneiras de chegar ao local também pense nas caminhadas mais próximas ou em como chegar ao local de bicicleta, em vez de promover os baixos custos de tomar um Uber.

Você pode até mesmo fornecer serviços de bicicleta para incentivar os participantes a passear e explorar o destino sem causar poluição adicional.

Se você tiver que confiar em outros transportes, opte pelo transporte público sempre que possível e encoraje os participantes a fazer o mesmo.

3) Reciclar & Repropósito

Não é fácil deitar fora os guardanapos de papel e copos de plástico para guardanapos de pano e copos que podem ser lavados em vez de jogados fora. 

Mas há mais que se pode fazer quando se trata de reciclagem de resíduos.

Quanto mais pessoas dentro de seu local, mais lixo. É fundamental fornecer aos visitantes caixas de fácil acesso que são codificadas por cores. Pontos extras para também rotular claramente os caixotes com descrições do tipo de itens que podem ir em cada caixote do lixo.

4) Go Green With Your Food (Literalmente)

De acordo com pesquisas do The Guardian, evitar carne e laticínios é a maior forma de reduzir a pegada de carbono em eventos. Então por que não servir mais opções vegetarianas ou produtos locais que estão na estação do ano? Isto reduz os custos de transporte e, portanto, o consumo de combustível. 

Em vez de servir água engarrafada, por que não servir água da torneira (muitas vezes tem o mesmo sabor)?

Lembre-se que rotular claramente os alimentos com ingredientes e de onde vêm os alimentos e bebidas incentiva os participantes a comerem com cuidado. A exibição de informações sobre alergias também simplifica as escolhas alimentares para muitas pessoas. 

Não desperdice os alimentos. Por que não doar sobras para instituições de caridade como a Robin Food Kollektief. Muitas organizações são criadas para apoiar aqueles que não têm condições de pagar refeições saborosas e nutritivas.

5) Torne-se o melhor amigo do Green Meeting Industry Council

As Práticas Aceites do Conselho da Indústria de Eventos (APEX) e da ASTM International, juntamente com o Conselho da Indústria do Encontro Verde, lançaram um conjunto de padrões de sustentabilidade. 

Os locais que aderem a esses padrões podem ser certificados como sendo um local verde. Os gerentes dos locais podem compartilhar seus conhecimentos com seus pares encorajando a adoção desta prática.

A adesão a esta iniciativa lhe dará valiosos insights. 

6) Abraçar Ventilação Aberta e Ar Fresco

Adotar a idéia de sustentabilidade do evento, evitando o uso de ar condicionado e dispositivos eletrônicos pesados, é uma idéia brilhante. 

Todos sabemos o que é estar preso a um evento sem ar condicionado, mas abraçando a idéia de ventilação aberta. 

A solução mais simples é garantir que as janelas e portas estejam abertas o mais amplo e o mais freqüente possível. Isto pode encorajar o ar a circular livremente dentro do edifício. 

E todos nós gostamos de respirar ar fresco.

7) Inspire-se em outros locais sustentáveis

O Bank Sandler elaborou recentemente um artigo sobre os locais de reunião mais sustentáveis em todo o mundo.

Enquanto você não precisa ficar louco e implementar painéis solares em seu telhado (o que pode ser muito caro), você pode obter alguma inspiração ou idéias sobre como tornar seu local mais sustentável. 

Conclusão

Locais sustentáveis se tornaram uma prioridade na lista de verificação do planejador de eventos e ser sustentável enriquece a experiência tanto para os participantes quanto para os planejadores de reuniões. 

Empreender iniciativas ecologicamente corretas e promovê-las para seu público é fundamental. Isto não só aumentará o resultado final, atraindo mais reuniões para seu local, mas também espalhará uma mensagem positiva em geral.

Certifique-se de que você está fazendo tudo ao seu alcance para ajudar a diminuir a pegada de carbono de seu local, um copo de plástico de cada vez.

Faça já a lista de seu local de reunião com a Meetingselect ou fale com nossa equipe de especialistas em marketing do local para divulgar sua mensagem e promover suas iniciativas verdes. 

Você também pode se conectar conosco no Twitter, no Linkedin e no Facebook.

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