Culturele verschillen op kantoor: Nederlandse directheid

Bij het plannen van meetings met internationale collega's of klanten is het van essentieel belang dat u zich bewust blijft van culturele verschillen en nuances. Effectieve communicatie tussen diverse groepen betekent inzicht in de verschillen en overeenkomsten tussen verschillende achtergronden. De directe Nederlandse communicatiestijl werd een discussiepunt onder collega's tijdens de jaarlijkse interne bijeenkomst van Meetingselect. Om hier dieper op in te gaan hebben we twee van onze Nederlandse medewerkers, Thomas en Willemijn, geïnterviewd en twee internationale collega's, Sara uit Libanon en Tushar uit India. 

Het Nederlandse perspectief 

Hoe zou je de directe Nederlandse communicatiestijl omschrijven? 

• Thomas: “Voor mij is het een manier om dingen voor elkaar te krijgen. Er zit geen andere betekenis achter wat er gezegd wordt. Als we zeggen dat we naar rechts gaan, dan gaan we naar rechts. Heel simpel."  
• Willemijn: “Ik denk dat we altijd zeggen wat we denken. Je weet meteen wat we ergens van vinden. We geven om andermans gevoelens, maar we draaien niet om de hete brij heen.” 

Wat zijn de voordelen van rechtstreeks communiceren? 

• Thomas: “Je hoeft niet heen en weer te discussiëren. Ik bedoel precies wat ik zeg. Je hoeft niet tussen de regels door te lezen. 
• Willemijn: “Het is duidelijk wat iemand van je wil en verwacht. Ik wil mezelf elke dag verbeteren en als mensen mij op een directe manier feedback geven, weet ik wat ik anders moet doen.”  

Wat valt je op als je communiceert met collega's uit andere landen? 

• Thomas: “Dat hangt af van het land. Ik zou zeggen dat het in Duitsland bijvoorbeeld relatief vergelijkbaar is. Andere landen beginnen met koetjes en kalfjes of draaien om wat ze echt willen zeggen heen. Ik ben gewend direct te zijn, wat geen belediging is. Het is bedoeld als: ‘Dit is wat ik denk. Vertel me wat jij denkt. En dan vinden we overeenstemming.” 
• Willemijn: “Op de HR-afdeling zeggen we tijdens ons sollicitatieproces tegen onze kandidaten dat we een Nederlands bedrijf zijn, dat we heel direct zijn en vragen of ze dat aankunnen. De meeste van onze collega's houden nu van die directheid. Natuurlijk zijn er situaties waarin er iets discreter gecommuniceerd had kunnen worden, maar daar leren we ook van.” 

Het internationale perspectief 

Hoe zou je de communicatiestijl van jouw cultuur omschrijven? 

• Tushar: “In India hebben we een zeer tevredenstellende manier van spreken. We proberen rekening te houden met elkaars emoties en we denken twee keer na voordat we iets zeggen. Het schept een familieband met onze collega's en we proberen heel voorzichtig te zijn in de manier waarop we spreken.” 
• Sara: “De Libanese cultuur is anders dan de Nederlandse. Als zeer emotionele mensen hebben we de neiging om dingen beter te laten klinken, om de gevoelens van anderen niet te kwetsen. Ook gebruiken we veel lichaamstaal en oogcontact. Je moet eigenlijk raden wat we zeggen en ik probeer vaak een soortgelijk scenario te beschrijven om duidelijk te maken wat ik bedoel.”

Hoe ervaar je de directheid van Nederlandse collega's? 

• Sara: “Toen ik begon, vond ik het moeilijk omdat ik het niet gewend was. De eerste cultuurschok die ik had was dat we heel direct waren wanneer we kandidaten of collega's evalueerden. Nederlanders geven feedback en zeggen simpelweg ‘ja’ of ‘nee’.”  
• Tushar: “Dat was een schok voor mij. Als het gaat om werken in India of Spanje, hebben beide landen een vergelijkbare manier van zijn en werken. Maar in Nederland was men super direct op dag één en nog steeds op dag 70.” 

Hoe heeft het jouw werk en interacties binnen het bedrijf beïnvloed? 

• Tushar: “Bij het onderhouden van een familieband stel je taken uit en maak je ze op het laatste moment af. Bij Meetingselect is dat niet het geval. Iedereen is erg gefocust op het afmaken van zijn of haar werk. Het heeft ertoe geleid dat ik productiever ben geworden.” 
• Sara: “Het is minder stressvol. In mijn land is er meer sprake van een hiërarchie, wat betekent dat je je mening niet mag geven als je geen manager bent. Ongeacht je functie kun je hier zeggen wat je wilt, op een goede manier natuurlijk. Het is makkelijker in de omgang en vergemakkelijkt mijn werk.” 

Hoe kunnen we beter samenwerken? 

Hoe heeft de Nederlandse directheid de communicatie tussen collega's versterkt? 

• Tushar: “Ik kom uit een land waar alles draait om het onderhouden van relaties. Hier richten we ons, naast het onderhouden van relaties, ook op dingen voor elkaar krijgen. Het heeft me geholpen om beter te communiceren, zowel privé als op het werk.” 

• Sara: “Iedereen voelt dat Meetingselect openstaat voor de mening van iedereen, ongeacht je functie, nationaliteit of status binnen het bedrijf. Daarom zijn onze collega's tevreden over de bedrijfscultuur.” 

• Thomas: “Uiteindelijk is je baas natuurlijk je baas en doe je wat hij of zij zegt, maar je kunt altijd je mening geven en daar wordt ook echt naar geluisterd. Het bevordert autonomie en samenwerking. Het delen van onze mening, of daar nu wat mee wordt gedaan of niet, leidt vaak tot inzichten die nooit naar boven zouden zijn gekomen als we onze mond hadden gehouden.”  

En op welke manier was het een uitdaging? 

• Tushar: “In het begin was het wat moeilijk. Het duurde even voordat ik doorhad of het onbeleefd bedoeld was of dat het de normale manier van spreken was.”  
• Willemijn: “Ik heb wel een anekdote. Voorheen werkten we met een handmethode bij het voeren van onze beoordelingsgesprekken. De duim stond voor 'wat gaat er goed?', de wijsvinger voor 'wat heeft aandacht nodig?', de middelvinger voor 'wat gaat er niet goed?', de ringvinger voor 'waar ben je loyaal aan?' en de pink stond voor ‘waarin voel je je klein en hoe wil je groeien?'. Sommige culturen waren geschokt dat de middelvinger in een van onze officiële documenten stond. Het was fascinerend omdat wij dit nooit als onprofessioneel hadden gezien. We hebben het uiteindelijk aangepast om ervoor te zorgen dat iedereen zich op hun gemak voelt, maar het was een grappige les! 

Zo ja, hoe heb je jouw communicatiestijl aangepast bij het werken met andere culturen? 

• Sara: “Ik heb geleerd om directer te zijn en ben niet bang hoef te zijn om te zeggen dat ik het ergens niet mee eens ben. Ik heb ook gemerkt dat er in directe communicatie nog steeds respect is. Mensen vragen bijvoorbeeld of ik het erg vind om een taak te doen of niet. Dat is heel aardig." 
• Thomas: “Niet per se mijn Nederlandse directheid, maar meer met wie ik praat. Je praat met een klein kind ook niet hetzelfde als met een volwassene. Ik zeg niet dat Nederlandse directheid een van die twee is, maar je verandert je manier van communiceren afhankelijk van met wie je praat. Ik leer nog steeds over de culturele verschillen en in welke situaties ik me wel en niet moet aanpassen. En mensen veranderen natuurlijk altijd. Het is dus een voortdurend leertraject.” 

Vind je dat andere culturen directer zouden mogen zijn? 

• Tushar: “Zeker. Zo direct mogelijk zijn is de beste manier om je werkomgeving te verbeteren als het gaat om authenticiteit op het werk en de relatie tussen collega's.”  
• Sara: “Ja, maar het is belangrijk om flexibel te zijn, afhankelijk van de situatie.”  
• Thomas: “Andere culturen zouden in het algemeen directer mogen zijn; dit zorgt voor vooruitgang. Ik ben niet eindeloos aan het mailen met mensen, doe niet aardig als ik boos ben en besteed geen aandacht aan onnodige dingen. Of je er nu omheen draait of direct bent, je kunt alleen degene beïnvloeden die de uiteindelijke beslissing neemt.” 
• Willemijn: “Van alle culturen kun je leren en er zijn altijd dingen waar je zelf nooit aan had gedacht.” 

Wat is jouw advies voor Nederlandse en internationale collega's die samenwerken? 

• Tushar: “Mensen komen uit verschillende culturen en zij moeten eerst nog leren dat het hier anders gaat. Leer ze in eerste instantie beter kennen, probeer hun manier van denken of werken te begrijpen en help ze om de Nederlandse cultuur beter te omarmen. 
• Thomas: “Verander jezelf niet voor iemand anders, wees jezelf, doe je eigen ding en houd je daaraan. De intentie die iemand heeft is uiteindelijk waar het om draait, niet wat de impact ervan was. Maar houd er wel rekening mee hoe anderen iets zouden kunnen ervaren. Denk na over de culturele verschillen en probeer deze te begrijpen. Want de impact of de reactie van de ander zegt weer iets over wie zij zijn. Na een gesprek kun je altijd teruggaan om iets verder uit te leggen. Of je nu te direct of niet direct genoeg was, het is nooit verkeerd om de tijd te nemen om iets verder uit te leggen.”