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Pratiques de réunion durables : 7 choses que les lieux de réunion peuvent mettre en œuvre dès aujourd'hui

Published on juin 21, 2022 | min read

Casten Pleiser

Les propriétaires et gestionnaires de sites doivent réfléchir à des pratiques de réunion durables et à la manière de gérer des sites plus écologiques dans le cadre de l'initiative du secteur de l'événementiel visant à éliminer les déchets au plus vite.

Il est loin le temps où l'on se contentait de jeter tous ses emballages, ses déchets alimentaires et ses "affaires" dans la poubelle la plus proche.

Et si la tâche de devenir complètement "vert" peut sembler intimidante et irréalisable, voici quelques conseils et astuces que les organisateurs peuvent mettre en œuvre à court et à long terme.

1) Abandonnez le papier

Pensez à tous les processus que les établissements doivent suivre au quotidien. Qu'il s'agisse de factures, de contrats, de feuilles de route, de menus ou de plans de table, il existe de nombreuses possibilités d'abandonner le papier au profit du numérique.

  • Contrats et factures : Au lieu d'envoyer des factures papier, utilisez des outils tels que DocuSign ou PandaDoc qui vous permettent d'échanger des contrats et des propositions sous forme numérique. 
  • Tableaux et diagrammes : Des outils comme Social Tables vous permettent de présenter votre espace numériquement et de planifier vos plans de table en ligne plutôt que sur papier.
  • Invitations et badges : N'envoyez pas d'invitations papier si vous pouvez utiliser des outils comme Swoogo pour créer des formulaires d'inscription en ligne et des invitations par e-mail. Si vous organisez une réunion ou un événement de grande ampleur dans votre établissement, les badges jouent un rôle crucial pour faciliter la mise en réseau. Mais au lieu d'opter pour des badges et des supports en plastique, pourquoi ne pas essayer une alternative durable, par exemple des badges fabriqués à partir d'amidon de maïs. Ils sont entièrement jetables.

Se passer de papier signifie que vous adoptez le numérique. En retour, cela envoie un message positif aux organisateurs de réunions et d'événements qui cherchent à organiser des réunions dans votre espace. Passer au numérique signifie que vous vous débarrassez du papier. Et cela signifie que vous sauvez des arbres.

2) Choisir des voyages et des transports écologiques

Ce n'est un secret pour personne que les réunions de plusieurs jours tenues dans les mêmes hôtels ont une empreinte carbone plus faible car les participants n'ont pas besoin de se déplacer et peuvent rester là où ils sont déjà.

Encouragez l'organisateur de la réunion et les participants à penser vert lorsqu'ils prennent leurs décisions de voyage. Lorsque vous faites la promotion des meilleures façons de se rendre au lieu de la réunion, pensez également aux promenades les plus proches ou à la façon de se rendre au lieu de la réunion en vélo au lieu de promouvoir les faibles coûts de l'utilisation d'un Uber.

Vous pouvez même proposer des services de vélo pour encourager les participants à se déplacer et à explorer la destination sans causer de pollution supplémentaire.

Si vous devez recourir à d'autres moyens de transport, optez pour les transports publics chaque fois que possible et encouragez les participants à faire de même.

3) Recyclage et réutilisation

Il est évident qu'il faut remplacer les serviettes en papier et les gobelets en plastique par des serviettes en tissu et des verres qui peuvent être lavés au lieu d'être jetés. 

Mais vous pouvez faire plus en matière de recyclage des déchets.

Plus il y a de monde dans votre salle, plus il y a de déchets. Il est essentiel de mettre à la disposition des visiteurs des poubelles facilement accessibles et codées par couleur. Vous pouvez également étiqueter clairement les poubelles en décrivant le type d'articles qui peuvent y être déposés.

4) Passez au vert avec votre alimentation (littéralement)

Selon une étude du Guardian, éviter la viande et les produits laitiers est le meilleur moyen de réduire l'empreinte carbone lors des événements. Alors pourquoi ne pas servir davantage d'options végétariennes ou de produits locaux de saison ? Cela permet de réduire les frais de transport et donc la consommation de carburant. 

Au lieu de servir de l'eau en bouteille, pourquoi ne pas servir de l'eau du robinet (elle a souvent un goût tout aussi bon) ?

N'oubliez pas que le fait d'indiquer clairement sur les aliments les ingrédients et la provenance des aliments et des boissons encourage les participants à manger de manière réfléchie. L'affichage d'informations sur les allergies simplifie également les choix alimentaires pour de nombreuses personnes. 

Ne laissez pas la nourriture se perdre. Pourquoi ne pas donner les restes à des organisations caritatives telles que le Robin Food Kollektief. De nombreuses organisations ont été créées pour aider ceux qui n'ont pas les moyens de se payer des repas savoureux et nutritifs.

5) Devenez les meilleurs amis du Green Meeting Industry Council

L'APEX (Event Industry Council's Accepted Practices) et l'ASTM International, ainsi que le Green Meeting Industry Council, ont publié une série de normes en matière de durabilité. 

Les sites qui adhèrent à ces normes peuvent obtenir la certification de site vert. Les gestionnaires de sites peuvent partager leurs connaissances avec leurs pairs pour encourager l'adoption de cette pratique.

En participant à cette initiative, vous obtiendrez des informations précieuses. 

6) Adoptez la ventilation ouverte et l'air frais

Pour embrasser l'idée de durabilité d'un événement, éviter l'utilisation de climatiseurs et d'appareils électroniques lourds est une idée brillante. 

Nous savons tous ce que c'est que d'être coincé lors d'un événement sans climatisation, mais adopter l'idée d'une ventilation ouverte est une bonne idée. 

La solution la plus simple consiste à s'assurer que les fenêtres et les portes sont ouvertes aussi largement et aussi souvent que possible. Cela permet à l'air de circuler librement dans le bâtiment. 

Nous aimons tous respirer de l'air frais.

7) Inspirez-vous des autres sites durables

Bank Sandler a récemment rédigé un article sur les lieux de réunion les plus durables du monde.

Même si vous n'avez pas besoin de faire des folies et d'installer des panneaux solaires sur votre toit (ce qui peut être très coûteux), vous pouvez trouver de l'inspiration ou des idées sur la façon de rendre votre lieu de réunion plus durable. 

Conclusion

Les sites durables sont devenus une priorité sur la liste de contrôle des organisateurs d'événements et le fait d'être durable enrichit l'expérience des participants et des organisateurs de réunions. 

Il est essentiel d'entreprendre des initiatives écologiques et de les promouvoir auprès de votre public. Cela permettra non seulement d'augmenter le résultat net en attirant davantage de réunions dans votre établissement, mais aussi de diffuser un message positif en général.

Assurez-vous que vous faites tout ce qui est en votre pouvoir pour contribuer à réduire l'empreinte carbone de votre lieu de réunion, un gobelet en plastique à la fois.

Inscrivez votre lieu de réunion sur Meetingselect dès maintenant ou adressez-vous à notre équipe d'experts en marketing de lieux de réunion pour faire passer votre message et promouvoir vos initiatives écologiques. 

Vous pouvez également vous connecter avec nous sur Twitter, Linkedin et Facebook.

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