Diesen Begriff hört man immer häufiger: Duty of Care oder die Sorgfaltspflicht des Arbeitgebers gegenüber seinen Arbeitnehmern. Dies ist sicherlich sehr wichtig für Event- und Meetingplaner, Gruppen und Geschäftsreisende, die aufgrund ihrer Arbeit regelmäßig ins Ausland reisen. Als Akteur in der Geschäftsreise- und Veranstaltungsbranche glauben wir, dass die Sorgfaltspflicht ganz oben auf der Tagesordnung steht.
Doch viele Unternehmen ignorieren dieses heiße Thema noch immer. Sie konzentrieren sich oft nur auf Einzelreisende und vergessen direkt gebuchte Meetings und Gruppenreservierungen in Hotels. Und das ist schade, denn es hat viele Vorteile - abgesehen von der moralischen Verpflichtung, die es mit sich bringt. Meetingselect hat ein innovatives Online-Tool entwickelt, das es unseren Kunden ermöglicht, auf Knopfdruck alle Daten von Mitarbeitern und Teilnehmern einer Veranstaltung abzurufen.
Kümmern Sie sich gut um Ihre Mitarbeiter
Wir leben in einer Zeit, in der Naturkatastrophen, Luftangriffe, weltweite Pandemien und schreckliche Anschläge leider regelmäßig vorkommen. Deshalb ist es so wichtig, über eine zentrale Kommunikationsplattform zu verfügen, die Konferenzteilnehmer, Gruppen und Mitarbeiter sicher nach Hause bringt. Leider kann während einer (Geschäfts-)Reise alles passieren. So ist zum Beispiel die Aschewolke nach dem Vulkanausbruch in Island vielen Menschen noch frisch in Erinnerung. Im Jahr 2010 wurde der Flugverkehr in Europa für einige Tage komplett lahmgelegt.
In den Niederlanden wurde daher auch ein spezielles Gesetz über die Sorgfaltspflicht geschaffen, um Arbeitnehmer vor solchen Situationen zu schützen. Dies bedeutet, dass Arbeitgeber für die Gesundheit und Sicherheit ihrer Mitarbeiter sorgen müssen. Das geht übrigens viel weiter als die oben genannten Katastrophen. Auch wenn sich jemand während der Arbeitszeit eine Lebensmittelvergiftung zuzieht oder seinen Reisepass verliert, ist der Arbeitgeber dafür verantwortlich, dass dies angemessen geregelt wird. Und wie sieht es mit der Garantie aus, dass jemand nach einem langen Flug nicht selbst fahren muss, sondern ein Taxi nehmen kann? Dass ein Arbeitnehmer auf Interkontinentalflügen Business Class fliegt? Dies sind nur einige Beispiele für die moralischen und rechtlichen Verpflichtungen, die international tätige Unternehmen haben.
Sofortiger Zugriff auf wichtige Daten
Speziell für Einkäufer, Travel Manager, Risikomanager und alle, die mit Geschäftsreisen und internationalen Meetings & Events zu tun haben, hat Meetingselect ein innovatives Online-Tool entwickelt, mit dem Sie auf Knopfdruck Einblick in die Daten des Meetings, des Ortes, der Location und der Informationen haben: Datum, Ort, Land, Bucher und Kontaktdaten des Buchers und der Teilnehmer an einer (internationalen) Veranstaltung. Egal, ob es sich um einen kleinen Zwischenfall handelt, wie das Verpassen eines Anschlussfluges, einen Anschlag oder eine Naturkatastrophe. Mit diesem Tool haben unsere Kunden rund um die Uhr Zugriff auf die folgenden Daten:
- Direkte Lokalisierung der Buchungen im In- und Ausland pro Stadt und Land.
- Gebucht von wem und von welchen Abteilungen initiiert.
- Aktuelle Echtzeit-Kontaktinformationen (Handys, E-Mails usw.) sowohl der Buchenden als auch des gebuchten Ortes.
Klare Reise- und Risikopolitik
Zum Schutz der Mitarbeiter ist eine klar formulierte Reiserichtlinie innerhalb einer Organisation daher ein Muss. Welche Impfungen braucht jemand? Was sind die "Go"- und "No-Go"-Bereiche an einem Reiseziel? Wie lauten die Protokolle für den Notfall? Wie erreichen Sie Ihre Mitarbeiter, gibt es einen klaren Überblick darüber, wer sich wo aufhält? Sie sollten nicht denken, dass Sie erst alle möglichen E-Mails und Terminkalender durchgehen müssen, um das herauszufinden. Kurz gesagt, eine klare Risikopolitik verhindert unangenehme Situationen, wie z. B. himmelhohe Forderungen und Rufschädigung.
Das Online-Tool von Meetingselect hilft dabei. Und es zahlt sich aus, denn es kann einem Unternehmen Zehntausende von Euro ersparen, wenn etwas schief läuft. Das macht die Einhaltung der Sorgfaltspflicht viel einfacher.